So bereiten Sie W-2s

Als Ihr Geschäft wächst und Sie mehr Beschäftigten mieten, müssen Sie beginnen Anmeldung W-2s, oder Lohn-und Steuer-Erklärung Formulare. Es ist jeder Arbeitgeber die Verantwortung für die Informationen in Bezug auf Mitarbeiter Lohn-und Zurückhaltung gegenüber dem Vorjahr bis Ende Januar eines jeden Jahres. Während größere Unternehmen beschäftigen in der Regel eine ausgebildete Person zu tun, die Drecksarbeit erledigen, wenn Sie gerade erst begonnen haben, Ihr Unternehmen mit einem relativ kleinen Personal, können Sie die schmutzige Arbeit tun können. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Bestellen Sie eine offizielle scanbare Reihe von Formularen aus dem IRS, indem Sie 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) oder über das IRS-Website, www.irs.gov, für jeden Arbeitnehmer auf der Lohn-und Gehaltsabrechnung. Die Lieferung kann irgendwo zwischen 7-15 Tagen. Die W-2 besteht aus sechs Kopien - A, B, C, D, 1 und 2, die jeweils verteilt werden gemäß den Anweisungen. Zwar können Sie Kopien an die soziale Security Administration (SSA) in elektronischer Form, die IRS Mai feine Sie $ 50, wenn Sie nicht die Datei rot scanbare Form, so stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Formen.
2. Schreiben Sie oder geben Sie Ihre Mitarbeiter die Social Security Number, Ihre Employer Identification Number (EIN), und Ihre Firma den Namen, Adresse und Postleitzahl in die ihnen zugeteilten Räume.
3. Hinzufügen eines internen Kontroll-Zahl pro Mitarbeiter können Ihnen helfen, die Übersicht über die Formen, für den Fall, Sie haben eine große Personal zur Hand haben.
4. Geben Sie Ihre Mitarbeiter die folgenden Punkte in ihren jeweiligen Feldern.
   • Total Löhne, Tipps und andere Entschädigung
   • Betrag der Einbehaltung
   • Soziale Sicherheit Löhne
   • Soziale Sicherheit Steuer
   • Medicare Löhne und Tipps
   • Medicare-Steuer
   • Soziale Sicherheit Tipps
   • zugewiesen Tipps
   • Voraus EIC (Earned Income Credit) Zahlungen
   • Pflegebedürftigen Leistungen
5. Geben Sie Ihre Mitarbeiter von persönlichen Daten in die vorgesehenen Räume.
6. Fügen Sie Informationen über nonqualified Pläne, in denen Ihr Mitarbeiter kann die Teilnahme in Feld 11 anzugeben.
7. Hinweise in Bezug auf Feld 12 sind in der Rückseite der Formulare. Befolgen Sie die Anweisungen für die Berichterstattung über die Beträge für die anderen Arbeitnehmer kann die Entschädigung erhalten haben.
8. Überprüfen Sie die entsprechenden Entscheidungen darüber, ob die Mitarbeiter über einen Eintritt in den Ruhestand planen, wenn er oder sie ist eine gesetzliche Arbeitnehmer, oder wenn er oder sie erhalten Dritten Krankengeld in Feld 13.
9. Dort finden Sie auch Anweisungen für das Feld 14 in Bezug auf Entschädigung und Abzüge werden sollten offen für Steuererklärungen, wie z. B. nach Steuern und Rente Gewerkschaftsbeiträge Abzüge.
10. Geben Sie die folgenden in den Feldern, die in der Nähe der Unterseite der Form. Sie werden feststellen, dass zwei Räume sind für jeden, für den Fall eines Arbeitnehmers hat sich in beiden Staaten oder Orten innerhalb eines Jahres. Wenn der Arbeitnehmer hat sich in mehr als zwei, dann müssen Sie Datei zusätzliche W-2s, um die Informationen.
    • Ihre Zwei-Buchstaben-Code Zustand
    • Ihr Unternehmen für staatliche Steuer-ID-Nummer (Dies können Sie überprüfen, an Ihrem Stand der Abteilung Einnahmen)
    • Staatliche Lohn -
    • Staatliche Einkommensteuer einbehalten
    • Lokale Löhne
    • Lokale Steuern einbehalten
    • Veranstaltungsort Namen
11. Doppelklicken Sie alle Informationen mit Ihren Mitarbeitern vor der Verteilung der W-2 Kopien. Wenn alles zertifiziert, geben Kopieren A, zusammen mit einem ausgefüllten W-3, der Social Security Administration. Kopien B, C, 1 und 2 gehen an Ihre Mitarbeiter, und halten Sie Kopieren D für Ihre Einträge.