Wie einfach Seriendruck

Es klingt so schwer, aber eine der wirksamsten und effizientesten Tools in Microsoft Word nicht genutzt, weil zu viele Leute denken, sie können es nicht. I Verwenden von Seriendruck zu dem Schreiben von Briefen, Umschlägen und Etiketten-Adresse. Und das ist erst der Anfang dessen, was können Sie mit Seriendruck. Es gibt zwei Komponenten Mail Fusion: Die Datenbank und das Dokument.

Jedes Jahr, ich schreibe Willkommen zurück Schreiben an alle Mitarbeiter für meinen Chef. Hier sind die Schritte, die ich, um einen Seriendruck für diese Aktion:

Die folgenden Schritte wurden mit Hilfe von Office 2003 und Windows XP.

1. Das erste, was Sie brauchen, zu entscheiden ist, wenn Sie Ihre Datenbank in Word oder Excel. Ich habe meine Datenbank in Excel, weil ich nicht haben, um eine Tabelle. Also meine Anweisungen wird auf die Einrichtung der Datenbank in Excel. (Sie können leicht folgen Sie Ihre Datenbank in Word.)
2. Öffnen Sie eine neue Microsoft Excel-Dokument und in den Kopf, dann in Ihrer Daten (siehe unten ist ein Beispiel für Kopf-ich in vielen meiner Datenbanken):

   Lname Fname Adresse Stadt Bundesland PLZ

3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank zu speichern und sicherzustellen, dass Sie wissen, wo Sie es gespeichert. Ich meine Datenbank im Ordner Eigene Datenquellen in den Ordner "Eigene Dateien". (Sie können Ihre Datenbank irgendwo Sie möchten, aber es ist am besten, um Ihre Datenbanken in den Ordner Eigene Datenquellen.) Wenn Sie fertig sind die Einrichtung der Datenbank zu speichern, schließen Sie sie.
4. Öffnen Sie ein neues Dokument in Microsoft Word. Gehen Sie zu Ansicht aus der Werkzeugleiste und aus dem Dropdown-Menü wählen Sie "Task Pane. Die Task Pane wird nun an der rechten Seite Ihres Dokuments.
5. Drop in der Menüleiste in Ihren Task Pane, und wählen Sie Seriendruck. Hier ist, wo Sie werden Ihre Seriendruck-Dokument. Zu Gast bei der Aufgabe weiter oben beschrieben (mein Chef's letter), werden wir Briefe (die bereits standardmäßig ausgewählt). Beachten Sie aber, dass für die künftige Seriendruck-Dokumente können Sie auch wählen E-Mail-Nachrichten, Umschläge, Etiketten oder ein Verzeichnis. So wählen Sie Briefe und klicken Sie dann auf den Link "Weiter: Dokument" am unteren Rand der Task Pane.
6. Wenn Sie auf den Link klicken, erhalten Sie drei Optionen:
• Verwenden Sie das aktuelle Dokument - Dies ist die, die wir verwenden für dieses Tutorial.
• Start aus einer Vorlage - Sie können diese, wenn Sie möchten, verwenden Sie eine Vorlage auf Ihrem Computer.
• Mit vorhandenem Dokument beginnen - Sie können diese Option, wenn Sie bereits über ein Dokument, das Sie verwenden wollen (dies spart Material einlesen).
7. Stellen Sie sicher, dass "Verwenden Sie das aktuelle Dokument" ausgewählt ist und klicken Sie auf den Link "Weiter: Empfänger wählen" am Ende der Task Pane (Hinweis, dass Sie auch die Möglichkeit haben, klicken Sie auf Zurück-Link können Sie einfach zurück zur vorherigen Schritt falls erforderlich).
8. Jetzt sind Sie gehen, um Empfänger mit der "Benutzen Sie eine bestehende Liste"-Option.
9. Klicken Sie auf "Durchsuchen"-Link. Ein Fenster wird geöffnet und sollten automatisch zu Ihrem Ordner Eigene Datenquellen. Finden Sie Ihre Datenbank und wählen Sie es durch Doppelklick aus.
10. Ein weiteres Fenster wird geöffnet und fordert Sie auf Tabelle auswählen. Blatt 1 gewählt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Drücken Sie die "Weiter-Link" am unteren Rand der Task Pane.
11. Jetzt kommt der spaßige Teil. Wir werden Sie Ihren Brief mit den Daten aus Ihrer Datenbank. Setzen Sie den Cursor dort, wo Sie, die innerhalb Adresse ein und wählen Sie Adresse Block von der Task Pane. Ein Pop-up-Menü wird angezeigt, so dass Sie können, wie Sie wollen, dass die Informationen, die in der Block-Adresse. Zum Beispiel möchten Sie den Namen um zu scheinen, als Herr Joshua Randall oder Joshua Randall? Sie wollen, dass die Firma an? Treffen Sie Ihre Wahl und sehen Sie sich die Vorschau-Fenster, um zu sehen, wenn es das ist, was Sie wollen.
12. Bevor Sie auf OK klicken, werden Sie sicher, dass Bereiche (das untere linke Taste). Für die Daten zu lesen richtig, die Felder für den Seriendruck-Dokument muss mit dem Kopf Sie in Ihrer Datenbank.
13. Klicken Sie auf OK, wenn Sie zufrieden sind mit Ihrer Adresse Block Aussehen. Die folgenden erscheint <<AddressBlock>> auf Ihr Dokument.
14. Nun geben Sie Ihren Gruß Zeile. Starten Sie, indem sie Liebe und wählen Sie dann "Gruß Line" aus der Task Pane, dann ein Komma oder einen Doppelpunkt. Auch eine Option erscheint, so dass Sie können wählen, wie Sie möchten, dass Ihr Gruß zu erscheinen. Stellen Sie sicher, dass Felder korrekt passender mit dem Match-Felder-Taste.
15. Klicken Sie auf OK, wenn Sie zufrieden sind mit Ihrem Gruß Line Aussehen. Die folgenden erscheint Liebe <<GreetingLine>>: auf Ihrem Dokument.
16. Nun geben Sie Ihren Brief. Wenn Sie fertig sind und zufrieden sind, klicken Sie auf "Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe" Link am Ende der Task Pane.
17. Nun klicken Sie auf "Weiter: Seriendruck beenden" klicken. Mit dem Dokument, achten Sie darauf, Ihr Dokument.
18. In dieser Zeit können Sie Ihre Briefe. Klicken Sie auf die Option Drucken in der Task Pane. Sie können wählen, um alle Aufzeichnungen, aktuellen Datensatz oder wählen Sie eine Reihe von Aufzeichnungen. Treffen Sie Ihre Auswahl, und sagen Sie auf OK.
19. Das ist es. Ihre E-Mail-Merge ist.

Seriendruck ist nicht eine sehr schwierige Aufgabe, so lange, wie Sie korrekt eingerichtet Ihrer Datenbank, Seriendruck-Dokument und Ihre Felder. Da die Daten in der Datenbank ändert, können Sie Ihre Datenbank und zu verändern. Wenn Sie ein anderes Seriendruck mit dieser Datenbank, die Daten stets aktuell und auf dem Laufenden. Auch können Sie die gleiche Datenbank für alle Arten von Seriendruck-Dokumenten. Zum Beispiel, manchmal mein Chef möchte einen Brief und Umschläge für alle Mitarbeiter und manchmal will er nur Etiketten. Ich kann all diese mit der gleichen Datenbank. Viel Glück!