So reinigen Sie Ihren Schreibtisch & Keep it Clean Fest

Wie ein Haus-basierten Unternehmen, private und geschäftliche Dokumente können schnell zu überwältigend. Allerdings, wenn Sie ein einfaches System, und erhalten Sie in der Gewohnheit der Sortierung häufig, Sie fühlen sich weniger gestresst, weniger überfordert, und vieles mehr produktiv. Nicht zu erwähnen, dass Sie wahrscheinlich ein paar Stunden pro Woche nicht mit der Suche nach "verloren" Papierkram! Jedes Mal, wenn Sie müssen ein wichtiges Dokument, das Recht gibt es in Ihren Fingerspitzen.Mit diesem System haben Sie aktuelle Gewinn-und Verlust-Rechnungen zu jeder Zeit verfügbar. Wie ein großer Bonus, können Sie Ihre Buchhaltung von der 31. Dezember eines jeden Jahres - und Ihr Geschäft Abzüge sind bereit für Ihren Steuerberater zur Vorbereitung Ihrer Steuererklärung Anfang!

1. In Box. Ort eine seichte "IN"-Box oder Schuh-Box in der Nähe von Ihrem Schreibtisch.

2. Verfügung Bins.Put 3 Papierkörbe in der Nähe und beschriften Sie wie folgt vor: Papierkorb, Papierkorb, shred bin.

3. Einreichung Ordner.Put 2 Kunststoff / Draht-Stand-up-Desktop-Datei Sortierer in der Nähe von Ihrem Schreibtisch. Label ein "Personal" und den anderen "Business". In jedem Sorter, legen Sie die folgende Datei-Ordner. Plastic "unteren Feld" Datei-Ordner sind groß genug, um viel Papier (und nichts unter den Seiten) und sind auch farblich gekennzeichnet. Label jeden Ordner (mit einem Label Maker oder schwarz Sharpie Marker), zum schnellen Nachschlagen.

   Persönliche Dokumente - müssen 7 Dateien Ordner

   • Incoming / Sortieren
   • To Do
   • Wegen Bills
   • Zugänge Bezahltes
   • Einnahmen
   • Bank Statements
   • Um Datei / Misc.

   Business Dokumente - müssen 10 Ordner-Datei

   • Incoming / Sortieren
   • To Do
   • Wegen Bills
   • Zugänge Bezahltes
   • Einnahmen
   • Bank Statements
   • Kommende Veranstaltungen
   • Vergangene Termine
   • Kontakt - Neue
   • Um Datei / Misc.

4. Erste Sortieren.Sammeln Sie alle Ihre stapeln-Dokumente in den Feldern. Dann schnell jedes Dokument und werfen sie in den richtigen Ordner-Datei wie oben aufgeführt. Es braucht weniger Zeit als Sie denken - wenn Ihr Schreibtisch ist super chaotisch und gestapelt, dann vielleicht ein oder zwei Stunden. Sie werden überrascht sein, wie viel leichter und Sie fühlen sich "am Anfang" der Dinge. Sie können die vorübergehende Wurf-Boxen, wie jetzt werden Sie mit Ihrem Korb auf einer täglichen Basis.

5. Special Projects.Sie haben große, laufende Projekte, die zu groß sind, um Wurf in die Datei-Ordner. Wenn dies der Fall ist, ein Projekt muss eine eigene Datei-Ordner in Ihrem Aktenschrank. Oder vielleicht eine eigene Box, wenn das Projekt sehr groß ist. Denken Sie daran, Label, so können Sie es schnell!

FOLLOW-UP

Sie erhalten in der Gewohnheit der Sortierung in Ihre Ordner-Datei schnell. Dann schnitzen ein wenig Zeit, jede Woche und jeder Monat zu leeren Ordner die Datei und geben Sie die Daten in den Computer ein. Jetzt, nur eine Taste drücken und Drucken Sie Ihre Steuer-Infos am Ende des Jahres!

1. Tägliche Wartung.Jeden Tag, wenn Sie Ihre E-Mail, sortieren sie sofort. Denken Sie daran, leeren Sie den Einnahmen und Papiere aus dem Taschen, Beutel, und dem Auto in den Korb. Legen Sie die generische Junk-E-Mail (Zeitungen & Zeitschriften) in den Papierkorb, und die personalisierte Junk-E-Mail (mit Ihrem Namen oder andere Informationen) in die SHRED bin. Es ist am einfachsten, wenn Sie sortieren Sie Ihre Mail so schnell wie Sie es, aber wenn Sie in einem großen Eile sind, können Sie werfen alles in den Korb und sortieren sie alle am nächsten Tag.

2. Weekly Fertig-Up. Jede Woche, geben Sie den Ordner Receipts Bezahltes Inhalt und die Einkünfte, die Datei in Ihrem Ordner Buchhaltung EDV-System, dann weg-Datei in Ihrem Aktenschrank. Auch jede Woche, neue Kontakte (Visitenkarten) in Ihrer Datenbank, die sie auf dem Follow-up-Schema, und dann werfen die Karten.

3. Monatliche Fertig-Up.Jeden Monat, ziehen Sie Ihre Kontoauszüge (sowohl persönlich als auch Unternehmen) aus der Datei Ordner und Gleichgewicht sind. Dann diese Datei in Ihrem Aktenschrank. Führen Sie Ihre monatlichen Berichte, wie z. B. Erträge / Aufwendungen, Cash Flow und Gewinn-und Verlustrechnung. Sie sind jetzt bereit für eine finanzielle Erklärung, und bereit für Ihre Steuererklärung!

4. Dokument Entsorgung.Die Dokumente in der SHRED bin sollte vollständig Cross-Cut-geschreddert oder verbrannt in Ihrem Kamin (Stellen Sie sicher, dass die Überwachung). Der Papierkorb Dokumente können dem Recycling zugeführt werden in eine braune Papiertüte mit Ihrem Papierkorb Pick-up (hoffentlich Deine Stadt recycelt, und wenn nicht, bringen Sie es zu einem Recycling-Sammlung Station).

Hier ist ein weiteres großartiges Gewohnheit: Jeden Tag, wenn Sie aus Ihrem Auto, nehmen Sie Ihre Papiere im Büro mit. Lassen Sie keine Dokumente in Ihrem Auto über (vor allem, wenn die Dokumente mit vertraulichen oder sensiblen Daten, wie zum Beispiel Kunden-Info). Und weiter zu verringern das Risiko von Ihren Kunden, Opfer von Identitätsdiebstahl (aufgrund Ihrer Nachlässigkeit), achten Sie darauf, dass Ihre Office-Tür verriegelt zu jeder Zeit!

Anreise und Aufenthalt organisiert ist einfach. Es geht um die Schaffung eines paar einfache Gewohnheiten für Sie. Und dann nach Ihrem System!