Wie die Planung einer Konferenz

Face-to-Face-Sitzungen sind der beste Weg, um eine Entscheidung, die Diskussion. Sehr Gut Sitzungen nicht zufällig. Sie sind das Ergebnis der Planung voraus, die die gewünschten Ergebnisse des Treffens und die Bedürfnisse der Teilnehmer Sitzung. Hier sind einige Schritte der Planung können Sie für Ihre nächste Sitzung wirklich grandios.

1. Verstehen, den Zweck und die gewünschten Ergebnisse des Treffens.Diese wird jeden Aspekt Ihrer Planung. Es sie sind oder vage, Ihre Chance auf Erfolg ist schlecht.
2. Einladen geeignete Personen. Fügen Sie nur die Leute, die erforderlich sind, um das gewünschte Ergebnis. Diese Regel umfasst Akteure, Entscheidungsträger und Anbieter. Facilitators, Blockflöten, Zeit und Halter sind wichtig für die Sitzungen, die langfristige Planung, Produktentwicklung, oder Konfliktlösung.
3. Planen Sie die Sitzung so weit wie möglich im Voraus. Die Ankündigung Sitzung sollten schriftlich gestellt werden und auch den Zweck, den gewünschten Ergebnis, Ort, Zeit und voraussichtliche Dauer der Sitzung. Vermeiden Planung Sitzungen am ersten und am letzten Tag der Arbeit Woche.
4. Kontakt jede Moderatorin im Voraus.Relais der Zweck der Sitzung und die Kenntnisse der Teilnehmer, die Veranstalter. Bestätigen Sie die Zeit, die für die Präsentation, die Präsentation Format und Audio-/ visuelle muss.
5. Wählen Sie einen geeigneten Standort Sitzung. Die Sitzung Raum sollte groß genug, um bequem die Teilnehmer und die benötigten Stühle, Tische, und audio-visuellen Geräten. Sauberkeit, Toiletten und ein bequemes Klima kontrollierbar sind von wesentlicher Bedeutung.
6. Entwicklung einer Tagesordnung. Die Tagesordnung sollte die Lage, Beginn und Ende, Zweck, und die gewünschten Ergebnisse des Treffens. Es sollten auch die Sitzung Führer. Tagesordnungspunkte sollten bestimmte. Immer Zeit für Einführungen, Aktionselemente und Planung der nächsten Sitzungen. Eine 15-minütige Pause sollte für jede Sitzung 90 Minuten Zeit.
7. Verteilen Sie die Agenda einige Tage vor der Sitzung.Anfrage Änderungen und Ergänzungen der Tagesordnung im Voraus. Machen Sie zusätzliche Kopien zur Hand bei der Sitzung.
8. Früh, um den Sitzungssaal.Schulklassenbestuhlung ist nicht für die Sitzungen. Stattdessen ordnen die Zimmer so können die Teilnehmer sehen. Konferenz-Tabellen lassen sich am besten für kleine Gruppen. "U"-Form-Tabellen sind für die mäßig großen Gruppen, vor allem, wenn Präsentationen werden. Tabelle Cluster gut für größere Gruppen, vor allem, wenn Breakout Sessions sind geplant.
9. Stellen Sie sicher, dass Geräte arbeitet.Dies ist besonders wichtig bei PowerPoint-Projektoren, Computer-Systeme und Konferenz-Telefone. Viele Sitzungen sind sidetracked von Anfang an durch einen längeren und manchmal komischen Anstrengungen, um eine Präsentation auf eine Leinwand oder einen Lautsprecher auf der Strecke.
10. Für Erfrischungen. Betrachten Sie die Präferenzen der Teilnehmer, die nicht Ihre eigenen.