Wie schreibe ich eine effektive E-Mail

Das Internet ist voll von Tipps für die Erstellung von professionellen und effektiven E-Mails. Ein Großteil dieser praktischen to-the-Punkt-Beratung richtet sich an junge Menschen, die versuchen in den Boden ihre erste Arbeitsstelle. Leider ist unwirksam E-Mails sind sehr häufig unter den bereits in der Belegschaft. Einige E-Mails unwirksam werden von Menschen, die nicht an Computer und elektronische Kommunikation. Andere werden von Leuten, die schlechte allgemeine kommunikative Fähigkeiten. Die überwiegende Mehrheit sind, die von normalen Menschen. Wir sind wahrscheinlich unwirksam E-Mails zu schreiben, wenn wir beschäftigt sind, fühlen faul und versuchen zu vermeiden, Konfrontation oder beginnen eine neue Position. Hier sind Schritte, die wir ergreifen können, um effektive E-Mails.

1. Feststellen, dass E-Mail-Kommunikation ist die beste Methode. E-Mail ist ein großes Werkzeug, aber nicht wirksam ist oder in allen Situationen. Fragen, die eine sofortige Reaktion sind am besten in der Person oder über das Telefon. E-Mail ist auch nicht ein geeigneter Weg zur Beilegung von Konflikten, Informiert die Menschen über wichtige organisatorische Veränderungen, oder eine Einführung in eine Zukunft face-to-face-Kunden oder Kollegen zum ersten Mal starten.
2. Gegenstand eindeutig identifizieren.E-Mails mit der vagen oder off-Thema Positionen sind schwer für den Leser, um zu einem späteren Zeitpunkt und sind leicht zu übersehen. Die Schlüsselbegriffe des Themas sollte am Anfang, als Subjekt Positionen abgeschnitten werden auf Bildschirmen. Wenn eine E-Mail ist im Zusammenhang mit einer bevorstehenden Sitzung, ist es hilfreich, um das Datum und die Uhrzeit in der Betreffzeile. Nie eine E-Mail-Nachricht, indem Sie auf eine alte E-Mails auf einen unabhängigen Thema.
3. Fügen Sie eine Anrede.Obwohl viele jüngere Menschen sind bequem mit informellen Schreiben, die meisten Kunden und Mitarbeiter erwarten eine Begrüßung am Anfang einer Nachricht.
4. Eindeutig den Zweck der Nachricht. Der erste Satz der E-Mail übermitteln sollte die Relevanz der Botschaft an die Leser. Ist dies nicht der Fall, sind sie weniger wahrscheinlich, es zu lesen.
5. Seien Sie präzise.E-Mail am besten verwendet, um kurze Informationen der kurzfristigen Wert. Eine E-Mail-Nachricht ist nicht der Platz, um eine langfristige Politik, Bericht wesentliche Feststellungen, oder schlagen Sie ein neues Projekt. Wenn diese Art von Informationen auf elektronischem Wege übermittelt wurden, ist es am besten, um sie als eine separate Anlage.
6. Markieren Sie die Fristen.Wenn eine E-Mail erfordert eine Aktion, des Zeitpunkts und der Art der Maßnahme sollte in den ersten Sätzen. Wenn es sich um einen wichtigen Termin, sollte es in fett oder unterstrichen.
7. Fügen Sie Ihre Kontaktdaten. Wenn ein Leser hat eine Frage, die hin und her diskutiert, es ist oft leichter zu beantworten über das Telefon. Die Aufnahme einer E-Mail-Adresse wird ein Lesegerät senden Sie eine Kopie ohne Kontaktaufnahme mit Ihnen ein zweites Mal.
8. Vermeiden Sie große Datei-Anhänge. Die meisten Menschen haben Beschränkungen für die Größe der E-Mail-Anhänge können sie erhalten, es ist also eine Frage der E-Mail-Etikettezu vermeiden, das Senden von großen Anlagen. Wenn eine große Anlage nicht erreichen, kann er bog ein Leser der Computer mehrere Minuten lang. Dies kann dazu führen, dass Ihre E-Mail gelöscht werden, bevor es auch betrachtet. Fotos von digitalen Kameras sind häufig problematisch, weil sie unter der weit größer als die Auflösung für die Anzeige oder den Druck. Fotos sollten auf einem Standard-Druckgröße bei einer Auflösung von 72 (Anzeige) bis 300 (Druck-) Pixel pro Zoll mit Foto-Bearbeitungs-Software, bevor Sie. Andere Arten der Anhänge können komprimiert in einer. Zip oder anderen Format. Wenn eine Datei über 5 MB oder so, ist es am besten von einem FTP-Download-Site oder verteilt über harte Medien wie CD oder DVD.
9. Verwenden Sie keine SMS-Akronyme oder Emoticons. Diese sind nicht geeignet, es sei denn, Sie schreiben eine enge Mitarbeiter über eine unwichtige Angelegenheit oder arbeiten für eine Free-spirited Internet-Start-ups.
10. Verwenden Sie eine Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung. Ein schlecht formuliert oder Tippfehler geritten-E-Mail darauf hin, dass Sie sind faul, ungebildet, ungeordnet, oder alle der oben genannten.
11. Erwarten Sie nicht sofort eine Antwort.Eine E-Mail unter Umständen in Sekunden, aber aussagekräftige Antworten auf E-Mail werden von den Menschen. Gelegentlich sind diese Menschen nicht an ihren Schreibtisch, am Telefon, im Bad, beim Mittagessen oder ein Face-to-Face-Gespräch mit einem tatsächlichen Person. Wenn eine Frage erfordert eine Antwort am selben Tag, bitte nicht per E-Mail. Holen Sie sich am Telefon oder zu Fuß auf dem Gang.