Cómo escribir un mensaje de correo electrónico eficaz

La Internet está llena de consejos para la creación profesional y eficaz los mensajes de correo electrónico. Gran parte de esta práctica para el punto de asesoramiento está dirigido a los jóvenes tratando a la tierra su primer empleo. Lamentablemente, la ineficacia de los mensajes de correo electrónico son muy comunes entre los que ya están en la fuerza de trabajo. Algunos son ineficaces e-mails escritos por personas que están sin utilizar a las computadoras y la comunicación electrónica. Otros son escritos por personas que tienen pobres habilidades de comunicación global. La gran mayoría están escritos por la gente común. Estamos muy probablemente ineficaz para escribir mensajes de correo electrónico cuando están ocupados, sentirse perezoso, tratando de evitar la confrontación, o el inicio de una nueva posición. Aquí están los pasos que podemos tomar para escribir mensajes de correo electrónico eficaz.

1. Determinar que el correo electrónico es el mejor método de comunicación. El correo electrónico es una gran herramienta, pero no es eficaz o adecuado en todas las situaciones. Asuntos que requieren una respuesta inmediata se manejan mejor en persona o por teléfono. El correo electrónico es tampoco una manera adecuada de resolver los conflictos, Informar a la gente sobre los principales cambios organizacionales, o hacer una introducción a un futuro cara a cara al cliente o colega, por primera vez.
2. Identificar claramente el tema.Mensajes de correo electrónico con vagas o fuera de encabezamientos de materia son difíciles de localizar a los lectores en un momento posterior y son más fáciles de olvidar. Las palabras clave del tema debe estar en el comienzo, como encabezamientos de materia puede ser cortada en la pantalla del ordenador. Si un mensaje de correo electrónico está relacionado con una próxima reunión, es útil incluir la fecha y la hora en el tema. Nunca crear un mensaje de correo electrónico respondiendo a un viejo mensaje de correo electrónico en un tema no relacionado.
3. Incluir un saludo.A pesar de que muchos jóvenes se sienten cómodos con la escritura oficiosas, la mayoría de los clientes y compañeros de trabajo esperan un saludo en el inicio de un mensaje.
4. Claramente el propósito del mensaje. La primera frase del mensaje debe transmitir la importancia del mensaje para el lector. Si no es así, es menos probable que leerlo.
5. Sea conciso.El correo electrónico es mejor utilizado para transmitir información breve de corto plazo de valor. Un mensaje de correo electrónico no es el lugar para establecer una política a largo plazo, informe de conclusiones importantes, o proponer un nuevo proyecto. Si este tipo de información que se transmite por vía electrónica, lo mejor es incluirlo como un archivo adjunto.
6. Resaltar los plazos.Si un mensaje de correo electrónico requiere una acción, el calendario y la naturaleza de la acción debe ser declarado dentro de las primeras oraciones. Si se trata de un importante plazo, que deben consignarse en negrita o subrayados.
7. Incluya su información de contacto. Si un lector tiene una cuestión que requiere de ida y vuelta el debate, a menudo es más fácil responder por teléfono. Incluye una dirección de correo permitirá a un lector que le envíe una copia impresa sin contacto con usted por segunda vez.
8. Evite los archivos adjuntos grandes. Mayoría de las personas tienen restricciones en el tamaño de archivos adjuntos de correo electrónico que pueden recibir, por lo que es una cuestión de etiqueta de correo electrónicopara evitar el envío de archivos adjuntos de gran tamaño. Si un gran archivo adjunto a través de no llegar, puede atascar un lector del ordenador durante varios minutos. Esto puede dar lugar a su dirección de correo electrónico sean eliminados antes de que sea siquiera miró. Las fotografías de cámaras digitales son comúnmente problemáticos porque son descargados en mucho mayor resolución que se requiere para la visualización o impresión. Las fotografías deben reducirse a un tamaño estándar de impresión con una resolución de 72 (ver) a 300 (de impresión) píxeles por pulgada usando software de edición de foto antes de conectar. Otros tipos de archivos adjuntos pueden ser comprimidos en un archivo. Zip o en otro formato. Si un archivo es de más de 5 megabytes o menos, lo mejor es bajarse de un sitio FTP o distribuidos a través de los medios de comunicación difícil, como el CD o DVD.
9. No use las siglas de mensajes de texto o iconos gestuales. Estos no son apropiados a menos que usted está escribiendo una estrecha cooperación con los trabajadores acerca de un asunto sin importancia o están trabajando para un espíritu libre de Internet start-up.
10. Utilice un hechizo y corrector gramatical. Un mal redactado tipográfico o de ortografía plagada de correo electrónico sugiere que usted es perezoso, sin educación, desorganizado, o todo lo anterior.
11. No espere una respuesta inmediata.Un mensaje de correo electrónico puede llegar en cuestión de segundos, pero significativa respuestas al correo electrónico se realizan por los seres humanos. En ocasiones, estos seres humanos están lejos de su escritorio, en el teléfono, en el cuarto de baño, en el almuerzo, o que tengan un cara a cara una conversación con una persona real. Si un asunto requiere un mismo día la respuesta, por favor, no envíe un mensaje de correo electrónico. Tome el teléfono o caminar por el pasillo.