Cómo planificar una reunión

Cara a cara las reuniones son la mejor forma de llegar a una decisión que requiere debate. Grandes reuniones no ocurren por accidente. Ellos son el resultado de la planificación anticipada que considera el resultado deseado de la reunión y las necesidades de los participantes en la reunión. Aquí están algunas de planificación de pasos que usted puede tomar para hacer su próxima reunión verdaderamente genial.

1. Entender el propósito y el resultado deseado de la reunión.Estas servirán de guía a todos los aspectos de su planificación. Es que son vagos o indefinido, su posibilidad de éxito es pobre.
2. Invitar a las personas apropiadas. Incluir sólo las personas que son necesarias para lograr el resultado deseado. Estos suelen incluir las partes interesadas, la toma de decisiones, y los proveedores de información. Los facilitadores, grabadoras, y el tiempo de mantenimiento son importantes para las reuniones que implican la planificación a largo plazo, el desarrollo de productos, o la resolución de conflictos.
3. Calendario de la reunión lo antes posible. El anuncio de reunión debe ser por escrito e incluir el objetivo, resultados deseados, la ubicación, la hora y duración prevista de la reunión. Evite programar reuniones en el primer y último día de la semana de trabajo.
4. En contacto con cada presentador de antelación.Relé el propósito de la reunión y el nivel de conocimientos de los participantes en el presentador. Confirmar el tiempo asignado para la presentación, el formato de presentación, y audio / visual necesidades.
5. Elija un Lugar de la reunión. El espacio de encuentro debe ser lo suficientemente grande como para alojar cómodamente a los participantes y contener necesario sillas, mesas, y equipo audio visual. Limpieza, baños y conveniente un control del clima son esenciales.
6. Desarrollar un programa. El programa debe indicar la ubicación, horas de inicio y fin, el propósito y resultados de la reunión. También debería identificar a la reunión los dirigentes. Los temas del programa deben ser específicas. Siempre incluya tiempo para introducciones, los puntos de acción, y la planificación futura reunión. A 15 minutos de descanso deben ser incluidos para cada uno de 90 minutos de tiempo de reunión.
7. Distribuir el orden del día varios días antes de la reunión.Solicitud de cambios y adiciones en el orden del día de antelación. Hacer copias adicionales para repartir en la reunión.
8. Llegue temprano para crear la sala de reunión.Aula de estilo no es apropiado para las reuniones. En lugar de ello, organizar la sala a fin de los participantes pueden ver unos a otros. Conferencia de los cuadros son los mejores para pequeños grupos. "U" forma de trabajo y mesas para grupos de tamaño moderado, especialmente si se presentarán. Cuadro grupos de trabajo y para grupos más grandes, especialmente si las reuniones de los subgrupos se han previsto.
9. Asegúrese de que el equipo está funcionando.Esto es especialmente importante con PowerPoint proyectores, sistemas de computadoras, teléfonos y conferencias. Muchas reuniones se desviarse desde el comienzo de una prolongada y, a veces cómico esfuerzo para conseguir una presentación en una pantalla o de un locutor en la línea.
10. Proporcionar refrescos. Considere las preferencias de sus participantes, no el suyo propio.