Cómo simplemente la combinación de correspondencia

Suena tan difícil, pero uno de los más eficaces y eficientes herramientas en Microsoft Word porque va sin utilizar demasiadas personas piensan que no pueden hacerlo. Utilizar Combinar correspondencia para escribir cartas, la dirección sobres y etiquetas. Y eso es sólo el comienzo de lo que puede lograr con la combinación de correspondencia. Existen dos componentes para la fusión de correo electrónico: La base de datos y el documento.

Cada año, la bienvenida a escribir cartas a todo el personal para mi jefe. Estos son los pasos tomar para crear una combinación de correspondencia para esta acción:

Los pasos siguientes se realizaron utilizando Office 2003 y Windows XP.

1. La primera cosa que usted necesita para decidir si se desea establecer su base de datos en Word o Excel. Hago mi base de datos en Excel, porque no tengo para construir una tabla. Por lo tanto, mis instrucciones se basan en la creación de la base de datos en Excel. (Puede seguir haciendo a lo largo de su base de datos en Word.)
2. Abra un nuevo documento de Microsoft Excel y poner en Cabeceras y, a continuación, poner en sus datos (que figura a continuación es una muestra de Cabeceras de uso en muchos de mis bases de datos):

   Lname fname Dirección Ciudad Estado Código Postal

3. Asegúrese de guardar su base de datos y asegurarse de que sabe dónde lo guardó. Guardar mi base de datos en las fuentes de datos Mi carpeta en la carpeta Mis documentos. (Puede guardar su base de datos en cualquier lugar que desee, pero es mejor para guardar las bases de datos en el Mi carpeta Fuentes de datos.) Cuando haya terminado de configurar su base de datos, ciérrela.
4. Abrir un nuevo documento en Microsoft Word. Ir a Vista desde la barra de herramientas y en el menú desplegable elige Panel de tareas. El panel de tareas aparecerá en la parte derecha de su documento.
5. Caída en la barra de menús en su Panel de tareas y seleccione Combinar correspondencia. Aquí es donde se establecerá su documento de combinación de correspondencia. Quedarse con la función descrita más arriba (mi jefe de letras), vamos a elegir cartas (que ya debe estar seleccionado por defecto). Aviso sin embargo, que para el futuro de combinación de correspondencia de documentos, también puede elegir a partir de mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas o directorio. Por lo tanto, elegir cartas y, a continuación, haga clic en el vínculo "Siguiente: Iniciando el documento" en la parte inferior del panel de tareas.
6. Al hacer clic en el vínculo, se le dará tres opciones:
• Utilice el documento actual - Esta es la una vamos a utilizar para este tutorial.
• Comienza a partir de una plantilla - Puede utilizar esta uno si desea utilizar una plantilla en el equipo.
• Inicio partir de un documento existente - Puede utilizar esta opción si usted ya tiene un documento que desea utilizar (esto le ahorrará a partir de material vuelva a teclear).
7. Asegúrese de que "Usar el documento actual" está seleccionado y haga clic en el vínculo "Siguiente: seleccionar los destinatarios" en la parte inferior del panel de tareas ( "el anuncio aquí que también tiene la opción de hacer clic en enlace anterior para que pueda volver al paso anterior si es necesario).
8. Ahora se van a seleccionar los destinatarios con el "Utilizar una lista existente" opción.
9. Haz clic en "Examinar" vínculo. Una ventana se abrirá automáticamente y debe ir a Mi carpeta Fuentes de datos. Encuentra su base de datos y seleccionar haciendo doble clic en él.
10. Otra ventana abierta que se le pide que seleccione el cuadro. Ficha 1 debe ser seleccionado. Haga clic en el botón OK. Pulsa en "Siguiente Enlace" en la parte inferior del panel de tareas.
11. Ahora viene la parte divertida. Vamos a crear su carta con los datos de su base de datos. Ponga el cursor donde pondría dentro de la dirección y seleccione bloque de direcciones de el panel de tareas. Un menú emergente aparecerá para que usted pueda personalizar la forma en que desea que la información que aparezca en el bloque de direcciones. Por ejemplo, usted desea que el nombre aparezca como el señor Joshua Randall Randall o Joshua? ¿Quieres el nombre de la empresa a aparecer? Haga su elección y mirar a la ventana de vista previa para ver si eso es lo que desea.
12. Antes de hacer clic en Aceptar, asegúrese de Match Campos (la parte inferior izquierda del botón). Por los datos a leer correctamente, los campos de la combinación de correspondencia documento deben coincidir con las cabeceras que utilizó en su base de datos.
13. Haga clic en Aceptar una vez que esté satisfecho con su apariencia bloque de direcciones. El siguiente aparecerá <<AddressBlock>> en el documento.
14. Ahora escriba su línea de saludo. Comience por poner Estimados a continuación, seleccione "línea de saludo" desde el panel de tareas y, a continuación, insertar una coma o dos puntos. Una vez más una opción aparecerá la ventana para que usted pueda elegir cómo quiere su saludo a aparecer. Asegúrese de que sus campos son coincidentes correctamente utilizando el botón Asignar campos.
15. Haga clic en Aceptar una vez que esté satisfecho con su apariencia línea de saludo. El siguiente aparecerá Estimado <<GreetingLine>>: en el documento.
16. Ahora escriba su carta. Cuando haya terminado y satisfecho, haga clic en "Siguiente: Vista previa de sus cartas", en la parte inferior del panel de tareas.
17. Ahora haga clic en "Siguiente: Complete la combinación" link. Con el documento terminado, asegúrese de guardar su documento.
18. En este momento usted puede imprimir sus cartas. Haga clic en la opción Imprimir en el panel de tareas. Puede optar por imprimir todos los registros, registro actual o recoger una serie de registros. Haga su selección y decir en Aceptar.
19. Eso es todo. Su combinación de correspondencia se ha completado.

Combinar correspondencia no es una tarea muy difícil, siempre y cuando correctamente crear su base de datos, documento de combinación de correspondencia y combinar sus campos. Puesto que los datos en su base de datos de los cambios, puedes abrir tu base de datos y cambiarlo. Cuando lo haga otro de combinación de correspondencia utilizando la base de datos, los datos actuales y hasta la fecha. Además, puede utilizar la misma base de datos para todo tipo de documentos de combinación de correspondencia. Por ejemplo, a veces mi jefe quiere una carta y sobres a todo el personal y, a veces, él sólo quiere etiquetas. Me pueden crear todas estas usando la misma base de datos. Buena suerte!