Cómo escribir un mensaje de correo electrónico empresarial

El advenimiento de Internet ha hecho las comunicaciones de las empresas más fácil y más eficiente. También ha bombardeado la media caja de correo electrónico con decenas, si no cientos, diario de mensajes de correo electrónico en relación con todo, desde servicios de citas a la libertad de café. ¿Cómo obtener su mensaje de negocios observado en esta montaña de correo electrónico? Una empresa de correo electrónico debe contener los componentes estándar de una carta comercial: un saludo, el cuerpo y el cierre. Correos electrónicos de negocios, sin embargo, también tienen necesidades especiales. Considere lo siguiente:

1. Ser profesional. Sólo porque usted está escribiendo un mensaje electrónico en lugar de una carta mecanografiada no significa que su comunicación no debe ser tan profesional. Resista la tentación de ser demasiado casual. Si no conoce su corresponsal, como la dirección o Sr Sra (o doctor). Utilice el mismo lenguaje que se utiliza en una carta de negocios normal. Evitar la jerga o la ligera frases construidas.
2. Sea conciso. Recuerde que su lector probablemente haya otras decenas de mensajes a leer y otras tareas que compiten por su atención. No seguir y seguir. La mayoría de los puntos pueden ser cubiertos en tres a cinco párrafos. Si su lector de gemidos en la duración de su mensaje cuando lo abre, es más probable que eliminarlo no leídos.
3. Siempre use la línea de asunto. La proliferación del spam y los virus que se envían a través del correo electrónico ha hecho de las empresas cauteloso acerca de la apertura de correos electrónicos de personas que no conocen. Dígale a su lector la razón por la que usted está escribiendo en la línea de asunto del correo electrónico. Que la forma en que menos probabilidades de error, el mensaje de spam. Una adecuada línea de asunto sólo deben ser unas pocas palabras, demasiadas palabras se trunca cuando la línea que aparece en su dirección de correo electrónico del destinatario caja. Ejemplos de buenas líneas de asunto incluyen:
   • Asunto: Solicitud de entrevista
   • Asunto: Consulta: "Nombre del artículo prospectivo"
   • Asunto: Respuesta al anuncio en "Escritores Mundo"
4. No enviar archivos adjuntos a menos que se les pide. Los archivos adjuntos pueden ser portadores de los virus-discapacitantes. Algunas empresas incluso los empleados de bloque para abrir los archivos adjuntos en compañía de ordenadores. Además, la carga de archivos adjuntos - especialmente los archivos de imagen - desde un ordenador o mediante una conexión de acceso telefónico puede tomar un largo tiempo. Si desea enviar un documento de texto (por ejemplo, creó un utilizando Microsoft Word), pegarlo en la parte inferior de su dirección de correo electrónico en lugar de lo coloca.
5. Corregir su mensaje. Esto debería ir sin decir, pero es muy fácil de golpear el botón "enviar" antes de que esté realmente listo para enviar su mensaje. Una vez más, tratar su correspondencia el mismo que a usted le escribió una carta. Asegúrese de que esté libre de ortografía, mecanografía y errores gramaticales antes de lanzar en el ciberespacio. Recuerde: En muchos casos, su dirección de correo electrónico es la primera impresión de una empresa asociada ha de ustedes. Que sea un positivo.

Envío de un mensaje de correo electrónico en lugar de una carta escrita tiene la ventaja de la velocidad, la facilidad y flexibilidad. Asegúrese de utilizar esta tecnología para su mejor ventaja por ser profesional, concisa y considerado.