Cómo limpiar tu escritorio y mantenerlo limpio permanentemente

Como un negocio basado en el hogar, personal y documentos de negocio puede convertirse rápidamente en abrumadora. Sin embargo, cuando sigue un sistema simple y entrar en el hábito de la clasificación con frecuencia, usted se sentirá menos estresado, menos abrumada, y mucho más productivas. Por no hablar de que usted probablemente salvar unas pocas horas cada semana por no tener que buscar "perdidos" papeleo! En cualquier momento usted necesita un documento importante, es justo ahí al alcance de su mano.

PRESENTACIÓN DEL SISTEMA

Este sistema muy simple se ustedes en el hábito de la agrupación. Sólo grupo de documentos similares juntos, y etiquetarlos. Papeleo es mucho más fácil de proceso si sólo se trata de un puñado de artículos similares a la vez.

El uso de este sistema, usted tiene actual de pérdidas y ganancias cálculos disponibles en cualquier momento. Como un gran bono, usted puede completar fácilmente su contabilidad el 31 de diciembre de cada año - y las deducciones tu negocio está listo para su contador para que prepare su declaración de impuestos temprano!

1. En la casilla. Coloque un poco "IN" caja o caja de zapatos cerca de su escritorio.

2. Papeleras disposición.Ponga 3 basureros cercanos y etiqueta de la siguiente manera: Papelera, papelera de reciclaje, desmenuzar bin.

3. Presentación de los clasificadores.Poner plástico 2 / cable stand-up archivo de los clasificadores de escritorio cerca de su escritorio. Una etiqueta de "Personal" y el otro "Business". En cada clasificador, inserte el siguiente archivo de carpetas. De plástico "cuadro de abajo" carpetas de archivos son lo suficientemente grandes como para celebrar los lotes de papel (y nada se cae los lados) y también están codificados por color. Etiqueta de cada carpeta (con un fabricante de la etiqueta o marcador Sharpie negro) para una rápida referencia.

   Documentos personales - necesidad 7 carpetas de archivos

   • Entrante / para ordenar
   • Para Do
   • Debido proyectos de ley
   • Recibos de pago
   • Los ingresos recibidos
   • Estados de cuenta bancarios
   • Para Archivo / Varios.

   Documentos de negocios - un 10 carpetas de archivos

   • Entrante / para ordenar
   • Para Do
   • Debido proyectos de ley
   • Recibos de pago
   • Los ingresos recibidos
   • Estados de cuenta bancarios
   • Próximos Eventos
   • Listas anteriores
   • Contactos - Nuevo
   • Para Archivo / Varios.

4. Ordenar inicial.Reúna todos sus apilado de los documentos en cajas. A continuación, explorar rápidamente cada uno de los documentos y echar en la carpeta de archivo correcto que se enumeran más arriba. Se tarda menos tiempo de lo que usted piensa - si tu escritorio es super desordenado y apilados y, a continuación, tal vez una o dos horas. Se sorprenderá de cuánto usted se siente más ligera y "en principio" de las cosas. Puede tirar el temporal de cajas, como ahora se le a través de su cuadro en el día a día.

5. Proyectos Especiales.Usted puede tener grandes proyectos en curso que son demasiado grandes como para echar en el archivo de carpetas. Si es así, un proyecto puede tener su propio archivo en su carpeta de archivo de gabinete. O tal vez su propio cuadro, si el proyecto es grande. Recuerde que la etiqueta de modo que puede localizar rápidamente!

SEGUIMIENTO

Obtendrá en el hábito de la clasificación en sus carpetas de archivos rápidamente. Luego trazar un poco de tiempo cada semana y cada mes para vaciar el archivo de carpetas e introduzca los datos en su ordenador. Ahora, presiona un botón e imprimir la información de sus impuestos al final del año!

1. Mantenimiento diario.Todos los días cuando llegues a tu correo, ordenar inmediatamente. Recuerde vaciar los recibos y documentos de su bolsillo, bolso, y en el coche En la casilla. Ponga el genérico de correo basura (periódicos y revistas) en la Papelera de reciclaje, y el personalizado de correo basura (que contiene su nombre u otra información) en el SHRED bin. Es más fácil si ordena su correo tan pronto como se obtiene, pero si estás en un gran apuro, puede echar todo en el cuadro y en todo tipo al día siguiente.

2. Finalizar semanal-Up. Cada semana, entrar en los recibos de pago contenido de la carpeta de archivos y los ingresos recibidos contenido de la carpeta de archivos en su sistema informático de contabilidad y, a continuación, el archivo fuera en la presentación de su gabinete. Asimismo, cada semana, entrar en nuevos contactos (tarjetas de visita) en su base de datos de contactos, poner en su seguimiento de calendario y, a continuación, echar las cartas.

3. Finalizar mensual-Up.Cada mes, tirar tu estados de cuenta bancarios (tanto personales como de negocios) de las carpetas de archivos y el equilibrio ellos. Luego el archivo en la presentación de su gabinete. Ejecute sus informes mensuales, tales como los ingresos / gastos, flujo de caja, y de pérdidas y ganancias. Ahora está preparado para cualquier estado financiero, y listo para su declaración de impuestos!

4. Documento eliminación.Los documentos en el SHRED bin deben ser completamente atravesada rallado o quema en su chimenea (asegúrese de supervisar). La Papelera de reciclaje documentos pueden ser reciclados en una bolsa de papel marrón con su basura pick-up (esperemos que recicla tu ciudad, si no, llévelo a una estación de recogida de reciclaje).

He aquí otro gran hábito: cada día cuando usted salir de su coche, tomar sus papeles en la oficina con usted. No deje los documentos en su automóvil la noche a la mañana (sobre todo si tienen los documentos confidenciales o datos sensibles, como los clientes' info). Y para reducir aún más su riesgo de sus clientes se conviertan en víctimas de robo de identidad (debido a su negligencia), asegúrese de mantener su oficina puerta bloqueada en todo momento!

Cómo mantenerse organizado y es muy fácil. Se trata de la creación de unos hábitos sencillos para ti. Ya continuación, y siguiendo su sistema!