Comment préparer W-2s

Comme votre entreprise grandit et que vous embaucher davantage d'employés, vous aurez besoin pour commencer à déposer W-2, ou les salaires et les formulaires de déclaration d'impôt. C'est la responsabilité de chaque employeur de soumettre des informations concernant les salaires des employés et la rétention de l'année précédente à la fin de Janvier de chaque année. Tandis que les grandes entreprises emploient généralement une formation individuelle à faire le sale boulot, si vous avez commencé votre activité avec un personnel relativement petite, vous pouvez gérer faire le sale boulot vous-même. Voici comment:

1. Commander un fonctionnaire numérisables série de formulaires de l'IRS 1-800-TAX-FORM par téléphone (1-800-829-3676) ou via le site Web du service IRS, www.irs.gov, pour chaque employé sur votre paie. Le délai de livraison peut prendre n'importe où entre 7-15 jours. Le W-2 se compose de six exemplaires - A, B, C, D, 1 et 2, chaque être distribué conformément aux instructions. Si vous pouvez déposer des copies de la Social Security Administration (SSA) par voie électronique, l'IRS mai amende $ 50 si vous vous ne déposez pas le rouge numérisables formulaire, assurez-vous donc d'obtenir la bonne forme.
2. Ecrire ou le type du salarié dans votre numéro de sécurité sociale, votre numéro d'identification d'employeur (EIN), et le nom de votre entreprise, l'adresse et le code postal dans leurs espaces alloués.
3. Ajout d'un numéro de contrôle interne par employé peut vous aider à garder la trace des formes, dans le cas où vous avez un volume important de personnel sous la main.
4. Remplissez vos employés les points suivants dans leurs cases respectives.
   • montant total des salaires, les pourboires et autres compensations
   • montant de la rétention de
   • De la sécurité sociale des salaires
   • De la sécurité sociale d'impôt retenu
   • Medicare salaires et des conseils
   • Medicare impôt retenu
   • Conseils de sécurité sociale
   • alloués conseils
   • EIC avance (Earned Income Credit) de paiements
   • charge des prestations de soins
5. Entrez votre information personnelle du travailleur dans l'espace prévu.
6. Inclure toutes les informations relatives aux plans nonqualified en mai de vos employés qui participeront à la case 11.
7. Instructions relatives à la case 12 sont inclus dans le dos des formulaires. Suivez les instructions fournies pour rendre les montants de la compensation pour les autres employés ont reçu mai.
8. Vérifier les choix que le salarié bénéficie d'un régime de retraite, si il ou elle est un employé, ou si il ou elle a reçu la troisième partie les indemnités de maladie dans la case 13.
9. Vous pouvez également trouver des instructions de la case 14 en ce qui concerne les déductions et les compensations qui devraient être divulgués à des déclarations de revenus, telles que la pension après impôt et les cotisations syndicales retenues.
10. Entrez les informations suivantes dans les cases prévues à proximité du fond de la forme. Vous remarquerez que mai deux espaces sont prévus pour chacun, dans le cas où un employé a travaillé dans deux Etats ou des localités dans l'année. Si l'employé a travaillé dans plus de deux heures, vous aurez besoin de fichiers supplémentaires W-2s à l'information.
    • Vos deux lettres du code d'état
    • Votre société d'État de l'impôt Numéro d'identification (vous pouvez consulter sur ce sujet à votre état du ministère du Revenu)
    • État des salaires
    • État impôt sur le revenu retenu
    • Salaires locaux
    • Local impôt retenu
    • Nom de la localité
11. Double-vérifier toutes les informations avant de les distribuer à vos employés le W-2 copies. Quand tout est certifié, donner une copie, avec un formulaire de W-3, à l'administration de la sécurité sociale. Copies B, C, 1 et 2 à votre salarié, D et garder de copie pour vos dossiers.