Comment écrire un courriel efficace

L'Internet est plein de conseils pour créer des e-mails professionnels et efficaces. Une grande partie de cette pratique, à la point des conseils destinés aux jeunes à la recherche de leur premier emploi. Malheureusement, l'inefficacité des e-mails sont très fréquents chez les personnes qui travaillent déjà. Certains messages sont inefficaces écrite par des gens qui sont non utilisés à des ordinateurs et des communications électroniques. D'autres sont écrites par des gens qui ont de mauvaises compétences de communication globale. La grande majorité sont écrites par des gens ordinaires. Nous sommes plus enclins à écrire des courriels sans effet lorsque nous sommes occupés, sensation de paresse, en essayant d'éviter la confrontation, ou le démarrage d'une nouvelle position. Voici ce que nous pouvons prendre pour écrire des e-mails efficaces.

1. Déterminer que le mail est la meilleure méthode de communication. Le courrier électronique est un outil très utile, mais n'est pas efficace ou appropriée dans toutes les situations. Les questions nécessitant une réponse immédiate sont les mieux traités, en personne ou au téléphone. Courrier électronique n'est pas un moyen approprié pour résoudre les conflits, Informer les gens sur les changements organisationnels majeurs, ou de faire une introduction à l'avenir en face-à-face avec le client ou un collègue pour la première fois.
2. Identifier clairement le sujet.Les e-mails avec des vagues ou hors-sujets sont difficiles à repérer pour les lecteurs un peu plus tard et sont plus facilement inaperçue. Les mots clés de la question devrait être au début, en tant que rubriques mai être coupé sur les écrans d'ordinateur. Si un e-mail est lié à une prochaine réunion, il est utile de mentionner la date et l'heure dans le sujet. Ne jamais créer un e-mail en répondant à une ancienne adresse e-mail sur un tout autre sujet.
3. Inclure une salutation.Bien que de nombreux jeunes sont à l'aise avec la rédaction informel, la plupart des clients et des collègues de travail attendent un message au début d'un message.
4. Clairement indiquer l'objet du message. La première phrase de l'email doit transmettre la pertinence du message pour le lecteur. S'il ne le fait pas, ils sont moins susceptibles de le lire.
5. Soyez concis.Email est le mieux utilisé pour transmettre de brèves informations de valeur à court terme. Un message électronique n'est pas l'endroit pour établir une politique à long terme, le rapport des résultats, ou proposer un nouveau projet. Si ce type d'information est transmise par voie électronique, il est préférable de l'inclure comme une pièce jointe.
6. Mettez en évidence les délais.Si un e-mail, une action, le calendrier et la nature de l'action devrait être mentionné dans la première de plusieurs phrases. S'il s'agit d'un important délai, il doit être indiqué en caractères gras ou soulignés.
7. Inclure vos coordonnées. Si un lecteur a une question qui exige-et-vient discussion, il est souvent plus facile de répondre au téléphone. Y compris une adresse postale permettra au lecteur de vous envoyer une copie papier, sans contact avec vous une seconde fois.
8. Évitez les grands attachements de dossier. La plupart des gens ont des restrictions sur la taille des pièces jointes qu'ils peuvent recevoir, si c'est une question d'étiquette électroniqued'éviter d'envoyer des pièces jointes volumineuses. Si un grand attachement ne passer à travers, il peut enlisent un lecteur de l'ordinateur pendant plusieurs minutes. Cette mai résultat dans votre e-mail avant d'être supprimé, il est encore regardé. Les photographies d'appareils photos numériques sont problématiques parce qu'ils sont téléchargés à la résolution beaucoup plus grande que ce qui est requis pour l'affichage ou l'impression. Les photographies doivent être réduits à une taille d'impression à une résolution de 72 (visualisation) à 300 (impression) pixels par pouce en utilisant le logiciel d'édition de photo avant de le fixer. D'autres types de pièces jointes mai être compressé dans un fichier. Zip ou autre format. Si un fichier est de plus de 5 méga-octets ou plus, il est préférable de télécharger à partir d'un site ftp ou distribués par l'intermédiaire des médias tels que le disque CD ou DVD.
9. Ne pas utiliser la messagerie texte ou acronymes des émoticônes. Ce ne sont pas appropriées, sauf si vous écrivez une étroite collaboration des travailleurs au sujet d'une question sans importance ou travaillant pour une liberté d'esprit start-up internet.
10. Utiliser un vérificateur d'orthographe et de grammaire. Une mauvaise rédaction ou de typo-ridden email suggère que vous êtes paresseux, sans éducation, désorganisé, ou de tous les ci-dessus.
11. Ne vous attendez pas à une réponse immédiate.Un e-mail mai arrive en quelques secondes, mais des réponses valables à l'email sont faites par l'homme. Parfois, ces humains sont loin de leur bureau, au téléphone, dans la salle de bain, à l'heure du déjeuner, ou d'avoir un face-à-face avec une personne réelle. Si une question nécessite une réponse le jour même, s'il vous plaît ne pas envoyer un e-mail. Prendre le téléphone ou marcher dans la salle.