Comment Organiser une réunion

Face-à-face est le meilleur moyen de parvenir à une décision qui exige la discussion. Grandes rencontres ne se produisent pas par accident. Ils sont le résultat d'une planification qui tient compte des résultats escomptés de la réunion et les besoins des participants à la réunion. Voici quelques étapes de la planification, vous pouvez prendre pour faire de votre prochaine réunion, vraiment fantastique.

1. Comprendre le but et le résultat escompté de la réunion.Ceux-ci guide tous les aspects de votre planification. Si elles ne sont pas définis ou vague, vos chances de réussite est faible.
2. Inviter des personnes appropriées. N'incluez que les gens qui sont nécessaires pour atteindre le résultat souhaité. Il s'agit normalement des parties prenantes, les décideurs, et les fournisseurs d'information. Animateurs, d'enregistreurs, de gardiens et de temps sont importantes pour les réunions qui concernent la planification à long terme, le développement de produits, ou la résolution des conflits.
3. Horaire de la réunion le plus en amont possible. La séance annonce devrait être faite par écrit et l'objectif, du résultat souhaité, le lieu, le temps et la durée prévue de la réunion. Évitez des réunions sur le premier et le dernier jour de la semaine de travail.
4. Contact chaque présentateur à l'avance.Relais de l'objet de la réunion et le niveau de connaissances des participants sur le présentateur. Confirmez le temps imparti pour la présentation, le format de présentation, et de l'audio / visuel.
5. Choisissez un lieu de rencontre. L'espace de réunion devrait être assez grand pour accueillir les participants et contiennent besoin les chaises, les tables, et équipement audio-visuel. Propre, pratique des toilettes et un contrôle du climat sont essentiels.
6. Mettre au point un ordre du jour. L'ordre du jour devrait indiquer l'emplacement de début et de fin, fin, et du résultat souhaité de la réunion. Il doit également identifier les dirigeants de la réunion. Ordre du jour doit être spécifique. Toujours le temps pour les présentations, actions et prochaine réunion de planification. A 15 minutes de pause devrait être inclus pour chaque 90 minutes de temps de réunion.
7. Distribuer l'ordre du jour plusieurs jours avant la réunion.Demander des modifications et des ajouts à l'ordre du jour à l'avance. Faites des copies supplémentaires à distribuer lors de la réunion.
8. Arrivez tôt pour mettre en place la salle de réunion.Classroom style ne convient pas pour les réunions. Au lieu de cela, organiser la salle pour que les participants peuvent se voir. Tables de conférence sont les meilleurs pour les petits groupes. "U" et des tables de travail pour les groupes de taille moyenne, en particulier si les présentations seront faites. Table des groupes de travail pour des groupes plus importants, surtout si des séances sont prévues.
9. Veiller à ce que l'équipement fonctionne.Cela est particulièrement important avec PowerPoint projecteurs, systèmes informatiques et les téléphones de conférence. Beaucoup de réunions ont détourné à partir du début d'une longue et parfois cocasse effort pour obtenir une présentation sur un écran ou d'un intervenant sur la ligne.
10. Fournir des rafraîchissements. Considérer les préférences de votre participants, pas le vôtre.