Mail Merge est utilisée pour envoyer les mêmes documents à plusieurs destinataires. Ici, on apprend sur la façon d'effectuer un publipostage lettre, enveloppe et le courrier électronique.
- Création d'une table de bénéficiaires dans un nouveau document.
Cliquez sur le menu Tableau, sélectionnez Insérer un sous-menu, puis cliquez sur Tableau.
Nombre de colonnes: 7
Nombre de lignes: 4
Cliquez sur OK.
Entrez les données comme suit, puis Enregistrer sous, par exemple, data_recipients.doc
- Création d'une lettre dans un nouveau document:
Cliquez sur Outilsmenu, sélectionnez Lettres et sous-menu. Sélectionnez Mail Merge.Sélection du type de document: cliquez sur l'option lettres
Cliquez sur Suivant: Document de lien (voir le rectangle rouge dans la capture d'écran ci-dessous).
Dans la section Sélection du document de base, sélectionnez Utiliser le document actuel option.
Cliquez sur Suivant: Sélection des destinataires lien (voir le rectangle rouge dans la capture d'écran ci-dessous).
- Dans la section Sélection des destinataires, cliquez surUtilisation d'une liste existante option.
Utilisation d'une liste existante section: cliquez sur le lien Parcourir, puis sélectionnez les données de destinataires. Par exemple, E: / Mes Documents / data_recipients.doc. Cliquez sur OK.
Cliquez sur Suivant: Écriture de votre lettre de lien.
- Ecrivez votre lettre:
Lorsque vous avez rédigé, cliquez sur le lien Autres éléments (voir le rectangle rouge dans la capture d'écran ci-dessous).
Insérer un champ de fusion dans la fenêtre, double-cliquez sur Titre de courtoisie, cliquez sur bouton Fermer.
Appuyez sur la barre d'espace une fois de donner un espace entre le titre de courtoisieet Prénom.
Cliquez sur le lien Autres éléments de nouveau.
Insérer un champ de fusion dans la fenêtre, double-cliquez sur Nom, cliquez sur bouton Fermer.
Terminez votre lettre, puis enregistrer en tant que Invitation.doc
Cliquez sur le lien Aperçu de vos lettres.
- Aperçu de vos lettres:
Cliquez sur>> pour voir la prochaine destinataires ou cliquez sur<<Bouton pour voir les précédents lauréats.
Pour exclure un destinataire, par exemple, cliquez sur>> pour trouver la lettre du Dr Smith (voir le rectangle rose dans la capture d'écran ci-dessus), puis cliquez sur Exclure ce destinataire(voir le rectangle rouge dans la capture d'écran ci-dessus).
Pour modifier un destinataire, cliquez sur le lien Modifier la liste de destinataires (voir le rectangle noir dans la capture d'écran ci-dessus).
Dans Mail Merge bénéficiaires fenêtre, cliquez sur le bouton Edit pour modifier un destinataire. Ici, vous pouvez exclure un destinataire - par exemple, décochez la première (à gauche), boîte de Anne Fuller (voir le rectangle rouge dans la capture d'écran ci-dessous).
Cliquez sur Sélectionner toutd'inclure tous les destinataires.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Fin de la fusion de lien.
- Imprimer des documents:
Dans la section de fusion, vous pouvez choisir Fusionner vers l'imprimante (cliquez sur Imprimer lien) ou de fusion avec un nouveau document (cliquer sur le lien Modifier les lettres individuelles).
En Fusionner vers l'imprimante ou de fusion de la fenêtre Nouveau document, l'éditeur des dossiers, sélectionnez Tous, enregistrement en cours ou de ...... Pour ...... puis cliquez sur OK.
- Création d'une enveloppe à New Document:
Répétez l'étape 2, que dans Sélection du type de document: cliquez surEnveloppes option.
Dans la section Modifier la disposition du document: cliquez sur le lien Options d'enveloppe.
Dans l'onglet Options d'enveloppe, l'enveloppe de taille section. Par exemple, sélectionnez la taille 14 (5 x 11 1/2in).
Cliquez sur le bouton Police sous adresse de livraison ou une adresse de retour. Par exemple, sélectionnez la police Arial, taille de police: 12.
Dans l'onglet Options d'impression, méthode d'alimentation, par exemple, sélectionnez l'option face vers le bas (voir la capture d'écran ci-dessous).
Cliquez sur OK.
- Répétez l'étape 3Sélection des destinataires pour:
Si il n'est pas votre nom ou le nom imprimé sur l'enveloppe, puis cliquez sur la case Sender type nom d'expéditeur et l'adresse (voir la capture d'écran ci-dessous).
Cliquez sur Suivante: Disposition de votre enveloppe lien. - Organisez votre enveloppe dans la section:
Cliquez sur la case du bénéficiaire (voir la capture d'écran ci-dessous).
Cliquez sur Bloc d'adresse (voir le rectangle rouge dans la capture d'écran ci-dessous), cliquez sur OK (voir le rectangle bleu dans la capture d'écran ci-dessous).
Répétez l'étape 5.6 Aperçu de votre enveloppe et d'impression d'enveloppes.
- Créer un e-mail à New Document:
Répétez l'étape 2, que dans Sélection du type de document:cliquez sur l'option de messages électroniques.
Répétez l'étape Sélection des destinataires pour les 3-5, Write E-Mail Message et Prévisualiser E-Mail Message sections. Par exemple, vous pouvez écrire le même message, avec votre lettre.
- Envoi de courriels:
Dans Fin de la fusion, cliquez sur lien de courrier électronique
DansFusionner avec un E-mail fenêtre Options des messages section,
Pour: choisissez Email.Objet: (par exemple) l'entreprise Séminaire.
Mail format: texte simple.
Envoyer les dossiers: (par exemple) All.
Cliquez sur OK.
Assurez-vous que votre connexion internet est en ligne, puis cliquez sur le bouton Envoyer.
Accédez à votre programme de messagerie (j'utilise Outlook Express). Cliquez sur le menu Outils, sélectionnez Envoyer et recevoir des sous-menu, cliquez sur Envoyer tout.
Note: Si vous ouvrez le document de fusion et publipostage, par exemple, Invitation.doc, Il affiche le message comme suit. Cliquez sur Oui si vous voulez utiliser les mêmes données des bénéficiaires (data_recipients.doc) et le place automatiquement dans le document.
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