Comment simplement Fusion

Cela paraît si difficile, mais l'un des plus efficaces et des outils efficaces dans Microsoft Word est inutilisée parce que trop de gens pensent qu'ils ne peuvent pas le faire. Fusion-je utiliser pour écrire des lettres, l'adresse des enveloppes et des étiquettes. Et ce n'est que le début de ce que vous pouvez accomplir avec Fusion. Il ya deux composantes à la fusion de courrier: La base de données et le document.

Chaque année, j'écris des lettres à accueillir tous les membres du personnel de mon patron. Voici les étapes-je prendre pour mettre en place un publipostage pour cette action:

Les mesures suivantes ont été réalisées grâce à Office 2003 et Windows XP.

1. La première chose que vous devez décider si vous voulez mettre votre base de données dans Word ou Excel. Je fais de mon base de données dans Excel, parce que je n'ai pas de construire un tableau. Donc, mes instructions seront basés sur la mise en place de la base de données dans Excel. (Vous pouvez facilement faire suivre votre base de données dans Word.)
2. Ouvrez un nouveau document Microsoft Excel et de mettre en-têtes, puis mettez vos données (ci-dessous est un échantillon de têtes-je utiliser dans plusieurs de mes bases de données):

   Lname fname Adresse Ville Etat Code postal

3. Veillez à sauvegarder votre base de données et assurez-vous que vous savez où vous avez enregistré. Je enregistrer ma base de données dans le dossier Mes sources de données dans le dossier Mes documents. (Vous pouvez sauvegarder votre base de données où vous voulez, mais il est préférable de sauvegarder vos bases de données dans le dossier Mes sources de données.) Lorsque vous avez terminé la configuration de votre base de données, fermez-le.
4. Ouvrez un nouveau document dans Microsoft Word. Aller à la Vue de la barre d'outils et dans le menu déroulant de choisir volet. Le volet apparaît sur le côté droit de votre document.
5. Baisse de la barre de menu dans votre volet et sélectionnez Mail Merge. C'est ici que vous allez créer votre compte Mail Merge Document. Rester à la tâche décrite ci-dessus (les lettres de mon patron), nous allons choisir des lettres (ce qui devrait déjà être sélectionné par défaut). Avis cependant, que pour les futurs documents de publipostage, vous pouvez également choisir à partir de messages électroniques, enveloppes, étiquettes ou de répertoire. Alors, choisissez lettres puis cliquez sur le lien "Suivant: Document de base" au bas du volet.
6. Lorsque vous cliquez sur le lien, vous aurez trois options:
• Utiliser le document actuel - C'est celui que nous utiliserons pour ce tutoriel.
• Démarrer à partir d'un modèle - Vous pouvez utiliser celui-ci si vous voulez utiliser un modèle sur votre ordinateur.
• Utiliser un document existant - Vous pouvez utiliser cette option si vous avez déjà un document que vous souhaitez utiliser (cela vous permettra d'économiser de retaper matériel).
7. Assurez-vous que "Utiliser le document actuel" est sélectionné et cliquez sur le lien "Suivant: Sélection des destinataires" au bas de la Task Pane (avis ici que vous avez également la possibilité de cliquer sur le lien précédent de sorte que vous pouvez facilement revenir à l'étape précédente si nécessaire).
8. Maintenant vous allez sélectionner les bénéficiaires avec l'option "Utiliser une liste existante" option.
9. Cliquez sur le bouton "Parcourir" lien. Une fenêtre s'ouvre automatiquement et doit aller dans votre dossier Mes sources de données. Trouvez votre base de données et sélectionnez-le en double-cliquant dessus.
10. Une autre fenêtre s'ouvre vous demandant de sélectionner le tableau. Fiche 1 doit être sélectionné. Cliquez sur le bouton OK. Appuyez sur la touche "Next Link" au bas de la Task Pane.
11. Voici maintenant la partie amusante. Nous allons mettre en place votre lettre avec les données de votre base de données. Placez votre curseur à l'endroit où vous voulez mettre à l'intérieur et de sélectionner l'adresse du bloc d'adresse de la Task Pane. Un menu pop-up apparaîtra pour vous permettre de personnaliser la façon dont vous voulez des informations à paraître dans le bloc d'adresse. Par exemple, voulez-vous que le nom apparaisse comme Joshua M. Randall ou Joshua Randall? Voulez-vous le nom de l'entreprise d'apparaître? Faites votre choix et regardez la fenêtre de prévisualisation pour voir si c'est ce que vous voulez.
12. Avant de cliquer sur OK, assurez-vous de match Fields (en bas à gauche du bouton). Pour les données à lire correctement les champs pour le document de fusion et doit correspondre à l'en-tête que vous avez utilisée dans votre base de données.
13. Cliquez sur OK une fois que vous êtes satisfait de votre bloc d'adresse apparence. Le texte suivant apparaît <<AddressBlock>> sur votre document.
14. Maintenant, tapez votre ligne de salutation. Commencez par mettre Chers puis choisissez "Ligne de salutation" du volet, puis insérez une virgule ou d'un colon. Là encore, une option fenêtre apparaît pour vous permettre de choisir comment vous voulez que votre message d'accueil à apparaître. Assurez-vous que les champs sont correctement correspondants en utilisant le bouton Correspondance des champs.
15. Cliquez sur OK une fois que vous êtes satisfait de votre ligne de salutation apparence. Le texte suivant apparaît Cher <<GreetingLine>>: dans votre document.
16. Maintenant, tapez votre lettre. Lorsque vous avez fini et remplies, cliquez sur le bouton "Suivant: Aperçu de vos lettres" lien au bas du volet.
17. Maintenant cliquez sur le bouton "Suivant: Fin de la fusion" lien. Avec votre document terminé, veillez à sauvegarder votre document.
18. À ce moment, vous pouvez imprimer vos lettres. Cliquez sur l'option Imprimer dans le volet. Vous pouvez choisir d'imprimer tous les enregistrements, enregistrement en cours ou une série de records. Faites votre choix et de dire OK.
19. C'est tout. Votre publipostage est terminée.

Fusion et publipostage n'est pas une tâche très difficile tant que vous avez correctement configuré votre base de données, la fusion et le publipostage et le document correspondant à votre domaine. Comme les données dans votre base de données des modifications, vous pouvez ouvrir votre base de données et d'en changer. Lorsque vous faites un publipostage en utilisant la base de données, les données sont en cours et à jour. Aussi, vous pouvez utiliser la même base de données pour toutes sortes de documents de publipostage. Par exemple, mon patron veut parfois une lettre et d'enveloppes à l'ensemble du personnel, et parfois il ne veut étiquettes. Je peux créer l'ensemble de ces utilisant la même base de données. Bonne chance!