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Avec aujourd'hui le rythme rapide des modes de vie, les gens d'affaires oublions souvent la valeur de la communication officielle. Grâce à la correspondance électronique, les entreprises sont de plus en plus souvent occasionnel, par écrit aux clients, partenaires, investisseurs et le public. Toutefois, il est utile de bien écrit des lettres d'affaires, qui peuvent aider à établir une société de la crédibilité et de professionnalisme.
Écrire des lettres d'affaires exigent un ton plus formel que lors de l'écriture de sa correspondance personnelle. N'oubliez pas que vous représentez votre entreprise, et que la personne que vous écrivez est également représentant de son entreprise. Par conséquent, le contenu de la lettre doit se tenir sur leurs propres, indépendamment de la personne d'écriture ou de lecture, d'où l'accent mis sur les relations professionnelles plutôt que le personnel. Voici quelques conseils pour aider à améliorer votre correspondance.
Adresse du destinataire correctement. Business correspondance est formelle, et donc que vous avez à l'adresse du destinataire officiellement. Inclure le titre, la position et le nom de la société dans le titre. Utilisez "M." ou "Mme" si vous n'êtes pas sûr. Mesdames sont traités comme "Mme" indépendamment de l'état civil. Le titre peut ressembler à ceci:
M. John Doe
Président, Acme Corporation
Monsieur Untel:
Le nom de "Cher" est généralement aussi formel. Mais si vous écrivez un proche de gens d'affaires, puis le prénom suffit. Vous pouvez dire "Dear John", au lieu de «Monsieur Untel». Ceci est également applicable en particulier aux partenaires d'affaires, ou si la personne que vous écrivez est considéré comme un égal ou par les pairs dans le milieu des affaires.
Etat de votre raison d'écrire.Lorsque vous écrivez la correspondance d'affaires, d'aller droit au but. La première phrase ou un paragraphe doit faire référence à l'objet de votre écrit. Vous pouvez dire quelque chose comme ceci:
Je vous écris en référence à l'ordre de cinq boîtes de Acme Industrial Strength Disinfectant J'ai placé il ya deux semaines. Je suis au regret de vous informer que notre bureau n'a pas encore reçu l'ordre, et nous tenons à le suivre avec votre service des ventes.
Soyez précis avec ce que vous avez besoin. Si vous avez une solution ou si vous vous attendez à la prise de toute décision, assurez-vous de les inclure dans le suivi des points.
Nous avons été un client fidèle pendant cinq ans. Toutefois, nous espérons recevoir notre commande dans les deux prochains jours, ou nous serions obligés de repenser notre relation d'affaires avec Acme, et chercher d'autres fournisseurs de Industrial Strength Disinfectant.
Donnez au destinataire un moyen d'entrer en contact avec vous. Si votre adresse de retour est généralement inclus dans l'enveloppe (ou de l'email de réponse, si vous envoyez le message par e-mail), c'est une question de commodité pour les informations de contact où le destinataire peut prendre contact avec vous directement.
Si vous souhaitez apporter des précisions ou des mises à jour, merci de m'envoyer un email de retour à xyz@company.com, mai ou vous appelez-nous au 555-1212 pendant les heures d'affaires.
Ensuite, mettre fin à votre correspondance avec les salutations habituelles se terminant comme "Cordialement", ou "Cordialement", puis votre nom et votre signature.
Soyez formel.Comme vous écris au nom de votre entreprise, essayez d'être formelle et personnelle de ne pas trop lors de la rédaction de correspondance commerciale. Si vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez personnellement, vous avez mai inclure quelques lignes de salutations personnelles, en fonction de la situation (par exemple, si c'est un jour férié). Sinon, restez sur le sujet et soyez bref et simple.
Surveillez votre orthographe et de grammaire.Vous ne voulez pas apparaître comme incompétent ou négligent, parce que cela pourrait réfléchir à votre entreprise ou votre société. Par conséquent, vérifiez et vérifiez votre lettre d'erreurs d'orthographe et de grammaire. Traitement de texte ont généralement intégré dans l'orthographe et grammatical. Cela ne prend que quelques minutes pour exécuter ces. Mais la meilleure façon de le vérifier est encore à travers les yeux de l'homme. Lorsque les doutes de l'orthographe et le mot usage, de vérifier dans le dictionnaire. Lorsque les doutes de la bonne utilisation des signes de ponctuation, l'écriture de consulter les manuels.
Business écriture est une communication efficace sur tous. Demandez à un collègue pour un projet de lecture de votre lettre. Si vos points, il comprend sans difficulté, alors que vous avez fait une bonne lettre.
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