Come pulire la scrivania e tenerlo pulito Permanentemente

Come una casa-business, personali e documenti aziendali possono rapidamente diventare schiacciante. Tuttavia, quando si segue un sistema semplice e avere l'abitudine di smistamento di frequente, vi sentirete meno stressati, meno sommerso, e molto più produttivo. Per non parlare che tu probabilmente risparmiare un paio d'ore ogni settimana per non dover cercare "perso" scartoffie! Ogni volta che avete bisogno di un documento importante, è lì a portata di mano.

Sistema di deposito

Questo sistema molto semplice che si ottiene ha l'abitudine di raggruppamento. Just gruppo di documenti simili tra loro, e le loro etichetta. Documenti è molto più facile da processo, se si tratta solo di una manciata di oggetti simili ad un tempo.

Usando questo sistema, si sono attuali profitti e perdite calcoli a disposizione in qualsiasi momento. Come un grande bonus, si può facilmente completare la contabilità entro il dicembre di ogni anno, 31a - e la vostra attività deduzioni sono pronti per il vostro commercialista per preparare la vostra dichiarazione dei redditi per tempo!

1. A Box. Posizionare un superficiale "IN" scatola di scarpe o casella vicino vostra scrivania.

2. Smaltimento Bidoni.Metti 3 wastebaskets vicini e etichetta come segue: bidone, cestino, bin straccio.

3. Deposito sorter.Metti in plastica 2 / stand-up filo desktop sorter vicino vostra scrivania. Etichetta uno "personali" e gli altri "Business". In ogni sorter, inserire le seguenti cartelle di file. Plastica "casella in basso" cartelle di file sono grandi abbastanza per contenere un sacco di carta (e non cade le parti) e sono anche a colori codificati. Etichetta ogni cartella (con un'etichetta maker o nero Sharpie marcatori) per un rapido riferimento.

   Documenti personali - hanno bisogno di 7 cartelle di file

   • Incoming / Per Ordina
   • To Do
   • Fatture causa
   • Ricevute Pagato
   • Reddito percepito
   • Banca Dichiarazioni
   • Per File / Varie.

   Documenti Business - hanno bisogno di 10 cartelle di file

   • Incoming / Per Ordina
   • To Do
   • Fatture causa
   • Ricevute Pagato
   • Reddito percepito
   • Banca Dichiarazioni
   • Prossimi Eventi
   • Ultimi Programmi
   • Contatti - Nuovo
   • Per File / Varie.

4. Ordina iniziale.Raccogliere tutti i vostri documenti fino accumulata in-box. Poi, rapidamente la scansione di ogni documento e buttare nella cartella di file corretto, come riportato sopra. Ci vuole meno tempo di quanto si pensa - se la tua scrivania è super disordinato e ammucchiati, poi forse una o due ore. Sarete sorpresi di quanto ci si sente più leggero e "in alto" delle cose. È possibile lancio temporanea scatole, come ora vi verrà IN utilizzando il box su base giornaliera.

5. Progetti Speciali.Si possono avere grandi progetti in corso che sono troppo grandi per buttare il file in cartelle. Se è così, un progetto può essere necessario un file nella cartella il file CAB. O forse la propria casella, se il progetto è grande. Ricordate di etichettare in modo è possibile individuare rapidamente!

FOLLOW UP

Avrete l'abitudine di selezionare i file in cartelle rapidamente. Quindi, ritagliarsi un po 'di tempo ogni settimana e ogni mese per svuotare il file di cartelle e inserire i dati nel vostro computer. Ora, è sufficiente premere un pulsante e stampare le vostre informazioni fiscali alla fine dell 'anno!

1. Manutenzione giornaliera.Ogni giorno in cui si ottiene la tua mail, sorta immediatamente. Ricordarsi di svuotare le entrate e le carte da tasca, nella borsa, in auto e la casella di accesso. Mettete il generico di posta indesiderata (giornali e riviste) nel Cestino, e il personale di posta indesiderata (contenente il tuo nome o altre informazioni) in Brandello bin. È più facile se si ordina la tua posta non appena si ottiene, ma se stai in una grande fretta, si può buttare tutto nella casella A e ordinare tutto il giorno successivo.

2. Fine settimana-Up. Ogni settimana, immettere il Ricevute Pagato file contenuto della cartella e il reddito percepito cartella di file contenuti nel vostro sistema di contabilità del computer, quindi file nel vostro deposito gabinetto. Inoltre, ogni settimana, immettere nuovi contatti (biglietti da visita) nel vostro database di contatti, metterli sul vostro programma di follow-up, e poi buttare le carte.

3. Mensile Fine-Up.Ogni mese, tirare la tua banca dichiarazioni (sia personali e di lavoro) da cartelle di file e il loro equilibrio. Poi il file nel proprio deposito gabinetto. Esegui il tuo report mensili, come entrate / uscite, il flusso di cassa, e Profit & Loss. Si è ora pronti per qualsiasi finanziaria, e pronto per la tua dichiarazione dei redditi!

4. Documento di smaltimento.I documenti in Brandello bin dovrebbe essere completamente cross-cut shredded o bruciato nel tuo camino (assicurati di controllare). Il Cestino dei documenti che possono essere riciclati in un sacchetto di carta marrone con il cestino pick-up (si spera ricicla la tua città, se non, sottoposti a una stazione di riciclaggio di raccolta).

Ecco un altro grande abitudine: ogni giorno quando si uscire della vostra auto, prendere la tua carta in ufficio con te. Non lasciare i documenti in auto di notte (soprattutto se i documenti sono riservate o dati sensibili, come i clienti 'info). E per ridurre ulteriormente il rischio dei vostri clienti diventando vittime di furto di identità (a causa della vostra disattenzione), assicurarsi di mantenere la porta chiusa a tutti i tempi!

Come arrivare e soggiornare organizzato è facile. Si tratta di creare alcune semplici abitudini per te. E poi in seguito il vostro sistema!