Come pianificare una riunione

Face-to-face riunioni sono il modo migliore per giungere a una decisione che richiede la discussione. Grande incontri non avvengono per caso. Esse sono il risultato di una pianificazione preventiva che considera il risultato della riunione e le esigenze della riunione i partecipanti. Ecco alcuni passi di programmazione è possibile adottare per rendere il vostro prossimo incontro veramente terrificante.

1. Per comprendere lo scopo e il risultato auspicato della riunione.Questi guida ogni aspetto della tua pianificazione. E che sono o vaghi, le possibilità di successo sono scarse.
2. Invito chi di dovere. Includi solo le persone che sono necessarie per raggiungere il risultato auspicato. Queste comprendono in genere le parti interessate, i responsabili decisionali, e fornitori di informazioni. Facilitatori, registratori, e ora i detentori sono importanti per le riunioni che riguardano la pianificazione a lungo termine, lo sviluppo del prodotto, o la risoluzione dei conflitti.
3. Programma della riunione quanto prima possibile. La riunione annuncio dovrebbe essere in forma scritta e contenere l'oggetto, risultato auspicato, l'ubicazione, l'ora e la durata prevista della riunione. Evitare le riunioni di programmazione il primo e l'ultimo giorno della settimana lavorativa.
4. Contatto ogni presentatore in anticipo.Di collegamento per l'oggetto della riunione e il livello di conoscenza dei partecipanti al presentatore. Confermare il tempo assegnato per la presentazione, il formato di presentazione, e audio / visivo esigenze.
5. Scegli un adeguato riunione posizione. La riunione spazio dovrebbe essere grande abbastanza per ospitare i partecipanti e contenere necessaria sedie, tavoli, attrezzature audio e visivo. Pulizia, servizi igienici e un comodo controllo del clima sono essenziali.
6. Sviluppare un ordine del giorno. L'ordine del giorno deve indicare il luogo, di inizio e di fine tempo, lo scopo, e desiderato esito della riunione. Esso dovrebbe inoltre individuare la riunione leader. I punti all'ordine del giorno dovrebbero essere specifiche. Includere sempre tempo per le presentazioni, gli oggetti d'azione, e la prossima riunione di pianificazione. A 15 minuti di pausa dovrebbe essere inclusa per ogni 90 minuti di tempo riunione.
7. Distribuire l'ordine del giorno diversi giorni prima della riunione.Richiesta di modifiche e aggiunte all'ordine del giorno in anticipo. Effettuare copie extra a portata di mano in occasione della riunione.
8. Arrivare presto per impostare la sala riunioni.Classe non è appropriata per le riunioni. Invece, organizzare la stanza in modo i partecipanti possono vedere ogni altro. Conferenza tabelle sono migliori per piccoli gruppi. "U" forma tavoli di lavoro e per dimensioni moderatamente gruppi, soprattutto se le presentazioni sarà resa. Tabella gruppi di lavoro e per i grandi gruppi, in particolare se sono previste sessioni di breakout.
9. Assicurarsi che le attrezzature di lavoro.Ciò è particolarmente importante con PowerPoint proiettori, sistemi di computer, telefoni cellulari e operatori di conferenza. Molti incontri sono sidetracked fin dall'inizio da un prolungato e talvolta comico sforzo per ottenere una presentazione su uno schermo o un oratore sulla linea.
10. Fornire un rinfresco. Considerate le preferenze dei partecipanti, e non il proprio.