Come capire Microsoft Excel

Spesso in attività e progetti personali, l'elenco è necessario. Poi un elenco dettagliato è necessaria, che diventa un grafico o una tabella. Poi una tavola diventa un sistema, o più pagine di dati interattivi, e si decide che cosa avete bisogno è una matrice o un foglio di calcolo. Se si utilizza l'elenco termine, grafici, tabelle, fogli di calcolo o matrice, Microsoft Excel è più probabile che sia il miglior cortometraggio per digitare i dati nel computer, aggiornando le informazioni, e per la stampa in un formato attraente. Una volta che alcuni input iniziali informazioni di modello in colonne e righe, vi troverete riutilizzare la configurazione iniziale molte volte, al contempo producono molte variazioni secondo le necessità per l'occasione. Quando si utilizza Microsoft Excel per gestire i dati non in prosa, come i numeri, frasi, nomi o liste, vedrete che i vostri dati è adattabile a molte situazioni.

Microsoft Excel viene spesso utilizzato per i dati numerici, ma è utile anche per le frasi e nomi, in cui un grafico potrebbe prevalentemente composti da testo, invece di numeri. Ad esempio, il mio ex capo aveva una tenuta complicata situazione di pianificazione, in cui ciascuno di una dozzina di conti è stata guidata da diversi documenti legali. Il grafico che ho preparato per lei non aveva i dati numerici, ma i quattro frasi usate, come "guidato da Lewellyn Trust", sono state ripetute in varie forme in tutta la pagina. Il grafico di Microsoft Excel legge come una domanda e la pagina di risposta, ed è stato utilizzato spesso come riferimento rapido.

La funzione List Manager di Microsoft Excel si apre automaticamente quando si prepara una tabella come questa. List Manager aiuta ripetendo le frasi chiave nella tabella, in modo che riscrivere la stessa frase più volte non è necessario. Le intestazioni delle colonne nella parte superiore della pagina inclusa "nome account", nome di "avvocato", ecc e alcune date sono stati mostrati in modo che la scrittura di un documento più recente è stata inclusa nella lista. Avendo questo elenco di cui account è stato guidato dal documento legale che probabilmente ha salvato la sua una zecca in commissioni di consulenza, perché era in grado di cercare gli attributi di base del suo progetto immobiliare, senza scavare sfogliare pile di documenti antichi e documenti lunghi. E 'utile ricordare che un formato di foglio di calcolo Microsoft Excel con i dati principalmente testuale può servire come una "guida rapida" guida.

Forse hai bisogno di una maggiore quantità di dati-list orientata, tra cui le equazioni. In caso affermativo, utilizzando Microsoft Excel farà risparmiare una grande quantità di tempo e di evitare molti mal di testa. Alcune persone trovano che hanno bisogno di tracciare una tabella, o almeno un elenco di intestazioni di colonna su carta, prima di digitare, e questo può essere molto utile. Pensare le intestazioni di colonna come etichette per ogni categoria. Ad esempio, una tabella finanziaria che ho preparato diversi anni fa, ha sempre quattro mesi di valori conto attraverso la parte superiore della pagina, così le voci durante il primo trimestre si legge come segue: gennaio, febbraio, marzo e aprile. La colonna di sinistra ha un formato più ampio, in modo che il nome dell'account ha spazio per essere inseriti dentro la colonna di destra calcola la percentuale di variazione dal mese scorso per questo mese, con un'equazione in Microsoft Excel.

Il primo set up di questa tabella è stata input diversi anni fa, ma ho usato ogni mese, e migliorata con colori, di riempimento, note, e diverse altre opzioni, come il passare degli anni. Quando il boss ha avuto un intervento chirurgico agli occhi, ho ampliato cambiando le impostazioni della stampante. Quando i conti sono stati chiusi, una riga potrebbe essere eliminato, con una nota aggiunta da quando i fondi sono stati spostati. La stessa tabella di base in Microsoft Excel ha servito questa funzione attraverso il semplice comando dal menu File "Save As", con il nome del prossimo mese inserito il nome del file. Ad esempio, per il prossimo mese, la colonna di gennaio è soppresso, e una colonna di maggio è stato inserito, accanto ad aprile. Una lieve modifica al cambio "percento" formula è l'ingresso, in modo che i valori di maggio account sono rispetto ad aprile, piuttosto che di marzo. Allora il modello è pronto per il prossimo mese, in modo che quando i nostri estratti conto vengono ricevuti, il foglio di calcolo scheletro è già innescato per l'uso.

Il mensile conti tabella valore sopra indicato è automatico somme al fondo di ogni colonna. Questi possono essere facilmente programmati in Microsoft Excel, semplicemente digitando il carattere "+". Una finestra di editing compare sullo schermo quando la dattilografa utilizza prima il segno più, quindi Excel aiuta l'utente a entrare in un intervallo di celle da cui l'importo verrà calcolato. È possibile digitare l'indirizzo della cella, o semplicemente fare clic su di esso, e la formula di modifica di supporto fornirà spunti. Per esempio, i dati di gennaio è in "B" della colonna, a partire dalla cella B2 e termina con cella B34. B35 cella contiene l'equazione "B2 SUM attraverso B34". È possibile immettere questa formula cliccando con il mouse sulla zona da aggiungere, o digitando il cellulare indirizzi da aggiungere. Premere INVIO editing quando hai finito la tua formula, e si torna alla normale modalità di digitazione.

La cella contenente la somma di solito viene visualizzato il risultato dell'equazione - un numero - ma non visualizza l'equazione, tranne quando l'utente è in equazione modalità di modifica. La somma numerica dell'equazione o la formula è programmato facilmente con questi principi, che riassume tutti i valori per conto di gennaio. Fare clic sul fondo della colonna di febbraio, immettere il segno più, utilizzare la stessa equazione, e ripetere questi passaggi per i prossimi mesi anche altri. Per evitare l'eliminazione accidentale di cellule programmate in cui le formule sono nascosti, mi suggerisce di usare la protezione delle cellule impostazione di queste località della tabella. In Microsoft Excel, le cellule formula può anche essere visualizzati nel tipo di colore per ricordare all'utente dove non è consentito inserire i dati su di un'equazione.

L'equazione di altri o la formula del mensile conti tabella di cui sopra è la colonna Variazione percentuale. Anche in questo caso, è possibile il vostro intento schizzo a matita e carta prima di tentare questo, se sembra complicato la prima volta che si utilizza Microsoft Excel. Volete sapere a colpo d'occhio ciò che il cambiamento è stato in ogni valore considerazione, a partire dalla fine del mese scorso (marzo, vale a dire) alla fine del mese corrente, o aprile. Questa idea viene utilizzato anche per le tabelle trimestrali, con diverse intestazioni delle colonne per raggruppare i mesi insieme. È possibile avviare l'equazione di nuovo digitando il segno più, entrando così nella equazione di Microsoft Excel, la funzione di editing.

Poi, si vuole tipo di cellula "E2", o la prima riga di dati per la colonna aprile, ad essere sottratti dal D2 "," cell. Questa è la differenza tra l'aprile e il marzo di dati, in un numero positivo per un guadagno nel mese di aprile, o un termine negativo, se ci fosse una perdita. Non rischiate imbarazzo inserendo l'equazione all'indietro, in modo che una perdita mostra un guadagno, ognuno è incline a fare questo errore prima o poi. Il passo successivo è quello di dividere la differenza per il primo mese, o marzo, per ottenere un decimale o percentuale di risposta. Dal momento che questo classico "delta" o "cambiamento" equazione rapporto non sia a due passi, calcola correttamente quando si entra con parentesi, come segue: + (E2-D2) / D2. La formula che hai inserito è come un comando che si intende in questa cella, calcolare la differenza tra aprile e marzo, e dividere che per il valore marzo, per visualizzare il rapporto come un decimale o percentuale.

Ora avete il risultato del calcolo variazione mensile mostrati in una cella della colonna di destra. E il resto delle celle della colonna? Questo è dove l'uso di Microsoft Excel offre molte scorciatoie intelligente. È possibile copiare questa formula, utilizzando il mouse, nella cella successiva verso il basso, e la prossima, e vedrete che la formula si adatta in modo adeguato alle utilizzando i dati provenienti da riga 3, riga 4, riga 5, ecc Sì, le formule in excel sono relativi, in modo che si adatterà in questo modo, a meno che non specificamente comando loro di essere assoluta e non relativa, che mi salverà per un'altra lezione. Usando questo metodo in Microsoft Excel, è possibile copiare facilmente le vostre percentuali di cambiare formula per riempire tutte le celle a destra fila mano di questa tabella.

Con queste formule di base della "somma" e "Delta", molti di base gli elenchi finanziaria può essere fatto e periodicamente aggiornato tramite Microsoft Excel. Per aggiungere interessanti funzionalità di visualizzazione di formattazione, è possibile impostare i decimali a zero se si desidera arrotondare al dollaro più vicino, o se si desidera una virgola per le figure più grandi. Utilizzare il menu Formato per scegliere l'aspetto dei dati in ogni cella. Per la colonna variazione percentuale, utilizzare la scelta del formato per cento, ma permettono la decimali per mostrare, in modo che la colonna non accidentalmente tutto attorno allo zero, in quanto i valori percentuali tendono ad essere meno di uno.

Quando si avvia lista di dati e l'analisi con i fogli di calcolo, si può vedere una moltitudine di usi per Microsoft Excel. Da un elenco di nomi in una band, con le loro dimensioni uniformi, e pagati / status non corrisposto, di un foglio di calcolo in cui alcune variabili sono digitato e il resto delle celle sono formule, ci sono molte applicazioni che possono beneficiare a breve tagli offerti da Microsoft Excel. Ho usato Microsoft Excel per fare un semplice elenco di farmaci da compagnia e le date di scadenza, ma ho anche usato per fare un database complicato analizzare i prezzi delle azioni. Ricordo, un elenco prolisso può essere una tabella, ma così è possibile il numero-list scricchiolio, come descritto negli esempi precedenti.

Pensare in questo modo: I dati che si farebbe normalmente figura su un calcolatore potrebbe essere migliore visualizzato come un grafico. Ogni volta che le equazioni sono coinvolti diversi, come la proiezione di come un prezzo cambierebbe in uno scenario certo, utilizzare la tabella stesso modello con differenti dati di partenza o "variabili". Basta ricordarsi di mantenere il risparmio ogni scenario con un diverso nome di file, se si desidera utilizzare più tardi. Quando si sposta colonne o inserire nuove righe, tornare indietro e ricontrollare il contenuto della formula e gli indirizzi delle cellule regolarmente. Copia di formule è conveniente, ma è possibile ottenere alcuni problemi se avete cancellato le colonne in cui la formula sta cercando i suoi dati. E 'divertente per trovare impieghi per Microsoft Excel che nessuno ha mai visto prima, e chiunque può modificare un po' di Excel per fare propria lista, a matrice o una tabella.