Come semplicemente Mail Merge

Sembra tanto difficile, ma uno dei più efficaci ed efficienti strumenti in Microsoft Word non viene usata, perché troppe persone pensano che non può farlo. Io uso Mail Merge di scrivere lettere, buste ed etichette indirizzo. E questo è solo l'inizio di ciò che si può realizzare con la stampa unione. Ci sono due componenti di fusione mail: La banca dati e il documento.

Ogni anno, scrivo Bentornato lettere a tutto il personale per il mio capo. Questi sono i passi per fare per creare una stampa unione per questa azione:

I seguenti passi sono stati fatti utilizzando Office 2003 e Windows XP.

1. La prima cosa che devi decidere è se si desidera impostare il database in Word o Excel. Faccio i miei dati in Excel, perché non ho a costruire una tabella. Quindi le mie istruzioni sarà basato sulla costituzione della banca dati in Excel. (È possibile seguire facilmente lungo facendo il database in formato Word).
2. Aprire un nuovo documento di Microsoft Excel e mette in Intestazioni, poi messo nel tuo dati (di seguito è un esempio di intestazioni utilizzare in molti dei miei dati):

   Lname fname Indirizzo Città Stato Codice Postale

3. Assicurati di salvare il database e assicurarsi che si sa dove è stato salvato. Salvare i miei dati nella cartella Origini dati utente nella cartella Documenti. (È possibile salvare il database dove volete, ma è meglio per salvare le banche dati, la cartella Origini dati utente.) Quando si è fatto la creazione di database, chiuderlo.
4. Aprire un nuovo documento in Microsoft Word. Vai a Vista dalla barra degli strumenti e dal menu a discesa scegliere Task Pane. Il riquadro attività verrà visualizzato sul lato destro del documento.
5. Drop la barra dei menu in Task Pane e selezionare Stampa unione. Qui è dove impostare il documento di stampa unione. Abitare con il compito di cui sopra (il mio capo di lettere), si sceglierà lettere (che dovrebbe essere già selezionato di default). Avviso però, che per i futuri documenti di stampa unione, è possibile anche scegliere di messaggi email, buste, etichette o gialle. Quindi, scegliere Lettere e quindi fare clic sul link "Successivo: documento" nella parte inferiore del riquadro attività.
6. Quando si fa clic sul link, verrà dato tre opzioni:
• Usa il documento corrente - Questo è quello che useremo per questo tutorial.
• Inizia da un modello - È possibile utilizzare questo uno, se si desidera utilizzare un modello sul computer.
• Inizia da un documento esistente - È possibile utilizzare questa opzione se si dispone già di un documento che si desidera utilizzare (questo vi salverà da retyping dal materiale).
7. Assicurarsi che "Usa il documento corrente" è selezionato e fai clic sul link "Successivo: Selezione destinatari" nella parte inferiore del riquadro attività (avviso che qui avete anche la possibilità di fare clic su link precedente in modo da poter facilmente tornare al passo precedente se necessario).
8. Ora che si sta per selezionare i destinatari con il "Usa un elenco esistente" opzione.
9. Fare clic sul pulsante "Sfoglia" link. Una finestra si apre automaticamente e dovrebbe andare alla tua cartella Origini dati utente. Trova il tuo Database e selezionare con un doppio clic su di essa.
10. Si aprirà un'altra finestra che chiede di selezionare tabella. Foglio 1 dovrebbe essere selezionata. Fare clic sul pulsante OK. Hit "Avanti Link" nella parte inferiore del riquadro attività.
11. Ora arriva la parte divertente. Ci accingiamo a creare la vostra lettera con i dati dal vostro database. Metti il cursore dove si dovrebbe mettere l'interno l'indirizzo e selezionare il blocco di indirizzi dalla Task Pane. Un menu pop-up apparirà in modo che si può personalizzare come si desidera l'informazione a comparire nel blocco di indirizzi. Ad esempio, si desidera che il nome di apparire come il signor Giosuè Randall Randall o Giosuè? Volete il nome della società di apparire? Fai la tua scelta e guardare la finestra di anteprima per vedere se questo è ciò che si desidera.
12. Prima di fare clic su OK, accertarsi di campi di regata (il fondo a sinistra il pulsante). Per i dati di leggere correttamente i campi per la stampa unione documento deve corrispondere le intestazioni si è utilizzato nel database.
13. Fare clic su OK una volta si è soddisfatti con il blocco di indirizzi aspetto. Verrà visualizzato il seguente <<AddressBlock>> sul documento.
14. Ora digitate il vostro saluto linea. Inizio Cari mettendo quindi selezionare "Saluto Line" dal riquadro attività, quindi inserire una virgola o due punti. Anche in questo caso l'opzione Verrà visualizzata la finestra in modo che tu possa scegliere come vuoi che il tuo saluto a comparire. Assicurati che il tuo campi sono correttamente utilizzando i campi di regata pulsante.
15. Fare clic su OK una volta si è soddisfatti con il vostro Saluto Line aspetto. Verrà visualizzato il seguente Cari <<GreetingLine>>: il documento.
16. Ora il tuo tipo di lettera. Quando si è soddisfatti e finito, fai clic su "Next: Anteprima vostre lettere" in fondo, il link della Task Pane.
17. Ora fai clic sul pulsante "Successivo: Completamento unione" link. Con il documento compilato, Assicurati di salvare il documento.
18. In questo momento è possibile stampare le vostre lettere. Clicca l'opzione Stampa in Task Pane. È possibile scegliere di stampare tutti i record, record corrente o scegliere un intervallo di record. Fai la tua selezione e dire OK.
19. Questo è tutto. La tua mail fusione è completa.

Stampa unione non è un compito molto difficile per quanto tempo impostato correttamente il database, documento di stampa unione e corrispondono alla tua campi. Poiché i dati nel database cambia, è possibile aprire il database e cambiare. Quando si esegue un altro mail merge che utilizzano database, i dati attuali e aggiornati. Inoltre, è possibile utilizzare lo stesso database per tutti i tipi di documenti di stampa unione. Ad esempio, a volte il mio capo vuole una lettera e buste a tutto il personale e, talvolta, egli vuole etichette. Sono in grado di creare tutti questi utilizzando lo stesso database. Buona fortuna!