Como escrever um e-mail eficaz

A internet está cheia de dicas de como criar e-mails profissional e eficaz. Muita dessa prática para-a-ponto conselho é dirigido aos jovens tentam desembarcar seu primeiro emprego. Infelizmente, ineficaz e-mails são muito comuns entre os que já fazem parte da força de trabalho. Alguns são ineficazes e-mails escritos por pessoas que estão inutilizados aos computadores e às comunicações electrónicas. Outros são escritos por pessoas que têm poucas habilidades da comunicação global. A grande maioria são escritos por pessoas comuns. Nós estamos muito provavelmente ineficazes para escrever e-mails quando estamos ocupados, sentir-se preguiçoso, tentando evitar confronto, ou iniciar uma nova posição. Aqui estão os passos que podemos tomar para escrever e-mails efetiva.

1. Determinar que o email é o melhor método de comunicação. E-mail é uma ferramenta grande, mas não é eficaz nem adequado em todas as situações. As questões que exigem uma resposta imediata são melhor tratados presencialmente ou por telefone. E-mail não é também uma forma adequada para resolver conflitos, Informar as pessoas sobre as principais mudanças organizacionais, ou fazer uma introdução a uma futura cara-a-cara cliente ou colega, pela primeira vez.
2. Identificar claramente o assunto.E-mails com vagas ou off-descritores são difíceis para os leitores a localizar em uma hora mais tarde e são mais facilmente esquecidos. As palavras-chave do assunto deve ser, no início, como tema posições podem ser cortados no computador telas. Se um e-mail está relacionada a uma próxima reunião, é útil incluir a data ea hora em relação ao assunto. Nunca crie uma mensagem por e-mail respondendo a um antigo e-mail sobre um tópico independentes.
3. Incluir uma saudação.Embora muitas pessoas mais jovens se familiarizem com a escrita informal, a maioria dos clientes e colegas de trabalho irá esperar uma saudação, no início de uma mensagem.
4. Indicar claramente a finalidade da mensagem. A primeira frase do e-mail deve transmitir a relevância da mensagem para o leitor. Caso isso não aconteça, elas são menos susceptíveis de o ler.
5. Ser conciso.E-mail é mais usado para transmitir uma breve informação de valor de curto prazo. Uma mensagem de correio eletrônico não é o local para estabelecer uma política a longo prazo, relatório resultados significativos, quer propor um novo projeto. Se este tipo de informação é transmitida por via electrónica, o melhor é incluí-lo como um anexo separado.
6. Destaque prazos.Se um e-mail requer uma acção, o calendário ea natureza da ação deverá ser indicado nos primeiros várias frases. Se é uma data importante, que deve ser mostrado em negrito ou sublinhado.
7. Inclua suas informações de contato. Caso um leitor tenha uma questão que requer para frente e para trás discussão, muitas vezes é mais fácil de responder por telefone. Incluindo um endereço postal irá permitir que um leitor para lhe enviar uma cópia impressa, sem contato com você uma segunda vez.
8. Evite grandes arquivos anexados. A maioria das pessoas tem restrições quanto ao tamanho dos anexos e-mail para poder receber, por isso é uma questão de etiqueta e-mailpara evitar enviar anexos grandes. Se um grande apego faz passar, ele pode atolar estabelece um leitor do computador durante vários minutos. Isso pode resultar em seu e-mail a ser eliminado antes que seja sequer olhou. Fotografias de máquinas fotográficas digitais são comumente problemático porque eles são descarregados em muito maior resolução do que é exigido para visualização ou impressão. As fotografias deverão ser reduzidas para um tamanho padrão imprime em uma resolução de 72 (ver) a 300 (imprimir) pixels por polegada utilizando fotografia edita o software antes de ligar. Outros tipos de anexos podem ser compactados em um arquivo. Zip ou outro formato. Se um arquivo for superior a 5 megabytes ou assim, é melhor baixados de um site ftp ou distribuídas através de suportes tais como CD ou DVD.
9. Não use texto ou mensagens siglas emoticons. Estes não são adequadas a menos que você está escrevendo uma estreita co-worker sobre um assunto sem importância ou estão a trabalhar para uma de espírito livre internet start-up.
10. Use um verificador ortográfico e gramática. Um mal formulada ou typo-montado e-mail sugere que você é preguiçoso, ignorante, desorganizado, ou todas as anteriores.
11. Não esperem uma resposta imediata.Um e-mail pode chegar em poucos segundos, mas significativa respostas para o e-mail são feitas por seres humanos. Ocasionalmente, essas pessoas estão longe da sua secretária, no telefone, no banheiro, ao almoço, ou ter uma cara-a-cara conversa com uma pessoa real. Se uma questão requer uma resposta para o mesmo dia, por favor, não envie um e-mail. Vai para o telefone ou a pé ao fundo do corredor.