Como planear uma reunião

Face a face reuniões são o melhor caminho para chegar a uma decisão que requer discussão. Grandes reuniões não acontecem por acaso. Eles são resultado de um planejamento antecipado que considera o desejado resultado da reunião e as necessidades dos participantes da reunião. Aqui estão alguns passos planejamento você pode tomar para tornar a sua próxima reunião verdadeiramente fantástico.

1. Entenda o efeito desejado eo resultado da reunião.Estes irão orientar cada aspecto de seu planejamento. É que estão indefinidos ou vagos, sua chance de sucesso é pobre.
2. Convidar as pessoas adequadas. Incluir apenas as pessoas que são necessárias para atingir os resultados pretendidos. Estas incluem normalmente os interessados, decisores políticos, informação e fornecedores. Facilitadores, gravadores, e tempo são importantes guardiães para as reuniões que envolvem planeamento a longo prazo, o desenvolvimento de produtos, ou de resolução de conflitos.
3. Agende o encontro como a maior antecedência possível. A reunião deverá ser comunicado por escrito e incluir o efeito, dos resultados pretendidos, local, hora e duração prevista da reunião. Evite agendar reuniões com o primeiro eo último dia da semana de trabalho.
4. Contato cada apresentador de antecedência.Revezamento da finalidade da reunião, bem como o nível de conhecimento dos participantes para o apresentador. Confirme o tempo previsto para a apresentação, esta formatação, e áudio / visual necessidades.
5. Escolha um local adequado reunião. A reunião espaço deve ser suficientemente grande para acomodar confortavelmente os participantes e conter necessárias cadeiras, mesas, equipamentos de áudio e visual. Limpo, banheiros e uma cómoda controlável climáticas são essenciais.
6. Desenvolver uma agenda. A agenda deverá indicar o local, início e fim tempo, o fim eo resultado desejado da reunião. Deve também identificar os líderes reunidos. Agenda itens devem ser específicas. Always incluir tempo para introduções, itens ação, planejamento e futura reunião. A 15 minutos deve ser incluído para cada 90 minutos de tempo reunião.
7. Distribuir a agenda vários dias antes da reunião.Solicitar alterações e aditamentos à ordem do dia de antecedência. Faça cópias extra para distribuir na reunião.
8. Chegue cedo para configurar a sala de reunião.Aula estilo NÃO é adequado para reuniões. Em vez disso, organizar a sala assim os participantes podem ver uns aos outros. Conferência tabelas são melhores para pequenos grupos. "U" mesas funcionam bem para grupos moderadamente tamanho, especialmente se apresentações serão feitas. Quadro pólos funcionam bem para grupos maiores, especialmente se forem pequenas sessões programadas.
9. Garantir que o equipamento está funcionando.Isto é especialmente importante com projectores de PowerPoint, sistemas de computadores, telefones e conferência. Muitas reuniões são sidetracked a partir do início de uma prolongada e por vezes cómico esforço para obter uma apresentação sobre um ecrã ou um alto-falante na linha.
10. Fornecer bebidas. Considere as preferências dos seus participantes, e não o seu.