Como se simplesmente Mala Direta

Soa tão difícil, mas uma das mais eficientes e eficazes ferramentas no Microsoft Word vai porque não utilizada demasiadas pessoas pensam que eles não podem fazê-lo. Eu uso Mala Direta de escrever cartas, o endereço envelopes e etiquetas. E isso é só o começo daquilo que você pode realizar com a Mala Direta. Há dois componentes a fusão mail: O banco de dados e no documento.

Cada ano, eu escrevo letras bem-vindo de volta a todo o pessoal para o meu patrão. Aqui estão os passos para eu ter criado uma mala direta para esta acção:

Os passos seguintes foram feitas usando o Office 2003 eo Windows XP.

1. A primeira coisa que você precisa decidir se se pretende definir até o seu banco de dados no Word ou Excel. Eu faço o meu banco de dados no Excel, porque não tenho para construir uma mesa. Então minhas instruções serão baseadas na criação da base de dados no Excel. (Você pode facilmente seguir fazendo seu banco de dados ao longo do Word.)
2. Abra um novo documento Microsoft Excel e ponha em Cabeçalhos e, em seguida, colocar em seus dados (a seguir é uma amostra de Cabeçalhos eu uso em muitas das minhas bases de dados):

   Lname fname Endereço Cidade Estado CEP

3. Certifique-se de salvar o seu banco de dados e verifique se você sabe onde guardou-lo. Eu guardar o meu banco de dados da pasta Minhas fontes de dados na pasta Meus Documentos. (Você pode salvar o seu banco de dados em qualquer lugar que quiser, mas é melhor para salvar suas bases de dados na pasta Minhas fontes de dados.) Quando terminar de configurar sua base de dados, feche-o.
4. Abra um novo documento do Microsoft Word. Ir para o Vista a partir da barra de ferramentas e no menu suspenso escolha Painel de tarefas. A Task Pane vai aparecer sobre o lado direito de seu documento.
5. Largue a barra de menu para baixo em seu painel de tarefas e selecione Mala Direta. Aqui é onde você irá configurar o seu documento de mala. Ficar com as funções descritas acima (letras do meu patrão), vamos escolher cartas (que já deve estar selecionada por padrão). Aviso entanto, que para os futuros documentos mala direta, você também pode escolher a partir de mensagens de e-mail, envelopes, etiquetas ou Diretório. Então, escolha Letras e, em seguida, clique no link "Seguinte: Iniciar o documento", na parte inferior do painel de tarefas.
6. Quando você clica no link, você terá três opções:
• Utilize o documento actual - Isso é o que irá utilizar para este tutorial.
• A partir de um modelo - Você pode usar este um caso você queira usar um modelo em seu computador.
• A partir de documento existente - Você pode usar esta opção se você já tem um documento que pretende utilizar (isto irá salvar-lhe a partir de material retyping).
7. Tenha certeza de que "Usar o documento atual" está selecionado e clique no link "Seguinte: Seleccionar destinatários", na parte inferior do painel de tarefas (note que aqui você também tem a opção de clicar em Anterior link para que você possa facilmente voltar ao passo anterior se for necessário).
8. Agora você está indo para Selecionar destinatários com o "Usar uma lista existente" opção.
9. Clique no botão "Browse" link. Uma janela se abrirá automaticamente e devem ir para a sua pasta Minhas fontes de dados. Encontre o seu banco de dados e selecioná-la clicando duas vezes ela.
10. Outra janela será aberta perguntando-lhe seleccionar tabela. 1 folha deve ser selecionada. Clique no botão OK. Bater o "Avançar Link", na parte inferior do painel de tarefas.
11. Agora vem a parte divertida. O que vamos fazer é criar o seu ofício com os dados do seu banco de dados. Coloque o cursor onde deseja colocar o endereço dentro e selecione Bloco de Endereços o Painel de Tarefas. Um menu pop-up será exibido para que você possa personalizar a forma como pretende que as informações apareçam em Bloco de Endereços. Por exemplo, você quer que apareça o nome do Sr. Joshua Randall ou Joshua Randall? Você deseja que o nome da empresa para aparecer? Faça suas escolhas e olhar para a janela anterior para ver se é isso que você quer.
12. Antes de clicar em OK, certifique-se de Match Fields (parte inferior do lado esquerdo botão). Para a ler os dados corretamente, os campos de mala direta documento deve corresponder com os cabeçalhos que você utilizou na sua base de dados.
13. Clique em OK quando estiver satisfeito com a sua aparência Block Address. A seguir serão exibidos <<AddressBlock>> no seu documento.
14. Agora escreva a sua saudação linha. Comece por colocar Caro, em seguida, selecione "Cumprimentando Line" de o Painel de Tarefas, em seguida, introduza uma vírgula ou dois pontos. Novamente uma opção será exibida para que você possa escolher a forma como pretende que a sua saudação a aparecer. Certifique-se de seus campos estão corretamente correspondência usando o botão Match Fields.
15. Clique em OK quando estiver satisfeito com a sua saudação Linha aparência. A seguir aparecerá Caro <<GreetingLine>>: em seu documento.
16. Agora escreva a carta. Quando você está acabado e satisfeito, clique no botão "Next: Pré-visualizar as cartas" link na parte inferior do Painel de tarefas.
17. Agora clique no botão "Seguinte: Concluir a intercalação" link. Com o documento concluído, não se esqueça de guardar o documento.
18. No momento, você pode imprimir suas cartas. Clique na opção Imprimir no painel de tarefas. Você pode optar por imprimir todos os registros, registro atual ou selecionar um intervalo de registros. Faça a sua selecção e dizer OK.
19. Isso é que é. Sua mala está completa.

Mala direta não é uma tarefa muito difícil, desde que você configurar corretamente seu banco de dados, mala direta e combinam com o seu documento campos. Conforme os dados em seu banco de dados muda, você pode abrir seu banco de dados e alterá-lo. Ao fazer uma outra mala direta usando o banco de dados, os dados são atuais e até à data. Além disso, você pode usar o mesmo banco de dados para todos os tipos de documentos mala direta. Por exemplo, algumas vezes o meu chefe quer uma carta e envelopes para todos os funcionários e, por vezes, ele só quer rótulos. Eu posso criar todos esses usando o mesmo banco de dados. Boa sorte!