Como a liderar uma reunião eficaz

As reuniões estão aqui para ficar, e mais cedo ou mais tarde, é provável que você seja convidado a conduzir um. Compreender as noções básicas sobre como conduzir uma reunião eficaz e você será conhecido como aquele que recebe as coisas; negligenciar estas noções básicas e você somente os resíduos de todos tempos.

1. Conheça o melhor motivo para. Quando liga para um encontro, sabe o motivo. Passar a reunião, se você não tem nada de especial para discutir, se você não precisar dos outros contributos, caso você já tenha feito a sua idéia sobre um curso de ação, ou se a ficar só iria complicar demais envolvidos o seu plano. Fazer uma chamada reunião, se você precisar de apresentar informações para um monte de gente rapidamente e você não quiser gravá-la, se quiser que o contributo de outros, com a sua ideia, se quiser ganhar "comprar no" da equipa, ou se você quer motivar e energizar a equipe sobre uma idéia. Proposital reuniões resolver problemas, galvanizar o apoio, e preparar outros para a ação.
2. Definir uma agenda. Algumas pessoas pensam que emprestam agendas demasiado estrutura para uma reunião, que o povo não pode ser espontâneo, ou que o clima vai ser muito formal. Isso é como dizer se planejar para um período de férias por embalagem da direita roupas, organizem para transporte, e decidir sobre um destino que não se pode relaxar e ser espontânea ao longo do caminho. Agendas são meramente roteiros que levam ao seu destino. Utilizá-los ou se percam. Quando levando a uma reunião, defina uma agenda e ater a isso. Use ativa verbos, resumir numa frase o assunto em mãos, e deixar que o grupo sabe o que você espera em cada tema - "para a discussão apenas", "para recolher dados", ou "para a decisão." Se você seguir a ordem do dia ou tomar um desvio ocasional, com uma agenda irá dar aos outros a paz de espírito que a reunião está acontecendo em algum lugar.
3. Fique fora em frente se você pretende levar. Nada invalida e desliga participantes nas reuniões mais do que ter um líder que não tem controle. Membro seu papel no início e que o grupo terá autoridade. Pretende apenas facilitar a discussão ou diga como você vai discutir cada idéia e vir a decisões? Vai ficar com a discussão que se deslocam ou abdicar dessa responsabilidade para outras pessoas aleatoriamente? Que você vai ser um observador silencioso ou fazê-lo em seu plano para lançar dois centavos' vale? Você não tem que ter todas as respostas, fazer tudo o falar, ou efectuar todas as decisões, mas você deve estar fora em frente. Quer conduzir ou dar a responsabilidade para outra pessoa e sai da frente. Alguém está permanentemente os encargos de uma reunião. Se é a sua reunião, certifique-se que é você.
4. Selecione participantes cuidadosamente. Selecionando a sua lista de participantes é tão importante quanto as questões que você discuta. Pergunte às pessoas certas e você tem uma boa chance de um animado, informou, útil troca de idéias. Pergunte às pessoas erradas e você estabelece uma zona de guerra. Use a seguinte lista: Quem pode prestar consultoria especializada necessária? Quem tem experiência com esse problema? Quem irá apoiar a sua causa? Quem irá opor a sua causa? Cujo empenho que você precisa "fazer acontecer?" Não procuram pessoas populares, persuasivo pessoas, ou posicionado pessoas - procurar as pessoas certas para o seu fim.
5. A própria definição. Da mesma forma que um atleta tem uma vantagem clara quando concorrem em sua casa campo, então pode uma reunião facilitador. Sei o que você controle o turfe e reunião. Se você deseja autoridade e uma no-nonsense atmosfera, agendar a diretoria. Se você quiser que um grupo fortalecido, vá para uma sala de conferências bem iluminado. Uma sessão de bate-papo informal, tente alguém do escritório. Se quiser reproduzir acolhimento, fornecer lanches ou café em uma pequena sala ou agendar a reunião para um bom restaurante. Seus convidados vão se sentir obrigado a ser civis, e mesmo conformes. Pergunte a si mesmo o que atmosfera você deseja criar em sua reunião e decidir em conformidade. Seja qual for a sua escolha, ser confortável e com ele "próprio" nas imediações.

As reuniões não têm de ser outro "mal necessário". Eles podem ser o mais eficiente e eficaz de obter qualidade trabalho feito rapidamente, completamente, e no tempo - sem simplesmente dando mais trabalho todo mundo.