Como limpar a sua mesa e mantê-lo permanentemente limpa

Como uma casa de base empresarial, documentos pessoais e empresariais podem rapidamente tornar-se avassaladora. Entretanto, quando seguirem-lhe um sistema simples e entra no hábito de triagem com freqüência, você sentirá menos estressados, menos sobrecarregado, e muito mais produtiva. Sem mencionar que você provavelmente vai economizar algumas horas cada semana, por não terem de procurar por "perdido" papelada! Qualquer hora que você precisar de um documento importante, é logo ali na ponta dos dedos.

SISTEMA DE DEPÓSITO

Este sistema muito simples que você pega o hábito de agrupamento. Basta grupo semelhante documentos juntos, e classificá-los. Papelada é muito mais fácil de processar se você está apenas a tratar de um punhado de itens semelhantes em um momento.

Usando este sistema, você tem curso de ganhos e perdas cálculos disponíveis a qualquer momento. Como um grande prémio, pode facilmente concluir sua escrituração 31 de dezembro de cada ano - e seu negócio deduções estão prontos para o seu contador para preparar sua declaração fiscal cedo!

1. NOS Caixa. Coloque um banco de areia "IN" box ou caixa de sapato perto da sua secretária.

2. Bins eliminação.Ponha 3 Suporte p / moedas perto e etiqueta da seguinte forma: bin lixeira, lixeira, retalhar bin.

3. Depósito separadores.Coloque 2 plástico / Fio de stand-up desktop arquivo separadores perto de sua mesa. Um rótulo "Pessoal" e os outros "negócios". Em cada selecionador, inserir o seguinte arquivo pastas. Plástico "caixa baixo" arquivo pastas forem grandes o suficiente para manter os lotes de papel (e nada cai dos lados) e também são cor codificada. Selo cada pasta (com um rótulo ou maker Sharpie marcador preto) para referência rápida.

   Documentos pessoais - 7 necessidade arquivo pastas

   • Incoming / para ordenar
   • Pendências
   • Devido Bills
   • Paid recebimentos
   • Rendimentos Recebidos
   • Banco Demonstrações
   • Para Arquivo / Misc.

   Documentos negócios - 10 arquivo necessidade pastas

   • Incoming / para ordenar
   • Pendências
   • Devido Bills
   • Paid recebimentos
   • Rendimentos Recebidos
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   • Próximos Eventos
   • Horários Passado
   • Contatos - Novo
   • Para Arquivo / Misc.

4. Classificar inicial.Reúna todos os seus documentos empilhado para cima em caixas. Então, rapidamente digitalizar cada documento e atirá-la para o arquivo correto na pasta como listado acima. Demora menos tempo do que você pensa - se a sua secretária é super desarrumado e amontoados, então talvez uma ou duas horas. Você ficará surpreso quanto você se sentir mais leves e "em cima" das coisas. Você pode atirar os boxes temporárias, como agora você estará usando sua caixa numa base diária.

5. Projetos Especiais.Você pode ter grandes, os projectos em curso que são demasiado grandes para sacudir o arquivo em pastas. Se assim for, um projeto pode precisar o seu próprio arquivo pasta em seu arquivo CAB. Ou talvez a sua própria casa, desde que o projeto é grande. Lembre-se de rotulá-la de modo que você possa localizá-la rapidamente!

ACOMPANHAMENTO

Você obterá o hábito de triagem em seus arquivos rapidamente. Depois, extirpar um pouco de tempo semanais e mensais para esvaziar os arquivos e pastas digitar os dados em seu computador. Agora, basta premir um botão e imprimir suas informações fiscais no final do ano!

1. A manutenção diária.Todo dia quando pegar seu e-mail, classificar-la imediatamente. Lembre-se de esvaziar os recibos e documentos dos bolsos, bolsa, e os carros em casa IN. Coloque o lixo eletrônico genérico (jornais e revistas) para a Lixeira, e as "junk mail personalizado (contendo o seu nome ou outras informações) para a desfiar bin. É mais fácil se você classificar os seus e-mails assim que chegar, mas se você estiver em uma grande pressa, você pode atirar tudo para a caixa IN e ordenar que todos os próximos dias.

2. Fim semanal-Up. Toda semana, entra o arquivo pasta Recibos Pagos conteúdo e os rendimentos recebidos arquivo em sua pasta conteúdo escrituração sistema de computador, então o seu arquivo de distância em fichário. Também todas as semanas, entra novos contatos (cartões de visita), em contato com o seu banco de dados, coloque-os sobre o seu calendário de acompanhamento e, em seguida, sacudir os cartões.

3. Concluir-Up mensais.Cada mês, puxe seus extratos bancários (tanto pessoais e empresariais), a partir do arquivo pastas e equilíbrio deles. Então eles em seu arquivo fichário. Corra sua relatórios mensais, tais como receitas e despesas, Fluxo de Caixa, e Profit & Loss. Agora você está preparado para qualquer demonstração financeira, fiscal e prontos para seu retorno!

4. Escoamento documento.Os documentos constantes do Shred bin deve ser completamente para corte em tiras ou queimada em sua lareira (certifique-se de supervisionar). A Lixeira documentos podem ser reciclados em um saco de papel marrom com seu lixo pick-up (espero recicla sua cidade, caso contrário, levá-la para reciclar uma coleção estação).

Aqui está mais uma grande hábito: a cada dia, quando você sair do seu carro, leve seus papéis no escritório com você. Não deixe documentos em seu carro overnight (especialmente se tiverem os documentos confidenciais ou dados sensíveis, tais como clientes "info). E para continuar a reduzir o risco de se tornarem seus clientes vítimas de roubo de identidade (devido à sua negligência), não se esqueça de manter a porta trancada em seu escritório todos os tempos!

Conseguir e manter organizado é fácil. É sobre a criação de alguns hábitos simples para você mesmo. E depois seguem o seu sistema!